Te presentamos el proceso completo para obtener la autorización del SIN y tener un sistema informático de facturación apto para emitir facturas.
Introducción
En medio de los cambios que han marcado estos años, la introducción del Sistema de Facturación en Línea (SFL) ha sido uno de los avances más notables, reemplazando al Sistema de Facturación Virtual (SFV). Aunque hemos explorado estos temas previamente, en esta ocasión hemos elaborado una guía destinada a las empresas que buscan obtener la autorización del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) para sus sistemas informáticos.
Es fundamental tener en cuenta que diversos grupos de contribuyentes están siendo afectados por la obligación de migrar del sistema de facturación previo al SFL. En este artículo, te acompañaremos en un recorrido claro y detallado por este proceso, desglosando los requisitos, los pasos esenciales y las consideraciones cruciales para obtener la autorización de tu sistema informático de facturación, ya sea para uso interno en tu empresa o para brindarle a otras entidades.
Contenido:
Requisitos Esenciales para la Autorización
Antes de sumergirnos en los detalles del proceso de autorización, es fundamental entender los requisitos que se deben cumplir para que un propietario o proveedor de un sistema informático de facturación obtenga la autorización necesaria. Estos requisitos aseguran la confiabilidad y la legalidad del sistema:
- Registro y Régimen: El primer paso es estar registrado en el Padrón Nacional de Contribuyentes o más conocido como el Padrón Biométrico Digital – PBD y pertenecer al Régimen General.
- Domicilio Fiscal: Se requiere tener el domicilio fiscal en el país (Bolivia).
- Información Actualizada: La información en el PBD debe estar al día y actualizada.
- Sin Riesgo Tributario: No se deben tener marcas de control activas ni contravenciones tributarias en el Registro de Riesgo Tributario.
Si el propietario de un sistema informático propio tiene planes de ofrecer su sistema de facturación a terceros, se necesitará una nueva autorización como proveedor.
Consideraciones para la Facturación Electrónica en Línea
Si estás buscando utilizar la modalidad de facturación electrónica en línea, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Debes contar con una firma digital, para lo cual puedes solicitar un certificado por software de prueba a través del SIN.
- Genera un CSR (Certificate Signing Request) siguiendo los campos definidos por la ADSIB o Digicert según corresponda.
- Envía el CSR al SIN a través del correo siat.facturacion@impuestos.gob.bo .
- Recibirás un certificado publicado firmado por el SIN y la ADSIB o Digicert.
Con estos certificados, podrás firmar las facturas electrónicas de manera segura y confiable.
Solicitud de Autorización: Pasos Clave
Una vez que se cumplen los requisitos, se puede iniciar con el proceso de solicitud de autorización. A continuación, se presentan los pasos clave que se deben seguir:
- Busca la página del Servicio de Impuestos Nacionales en tu navegador.
- Cierra la pestaña que te aparece
- Haz clic en «SIAT – Información Técnica»
- Haz clic en «Acceso Sistema de Facturación».
- Ingresa a la dirección proporcionada por el SIN (Haz clic aquí).
- Haz clic en «Sistema de Facturación versión 2».
- Posteriormente selecciona «Autorización de Sistemas».
- Luego, elige «Seguimiento de Sistemas» y selecciona «Nuevo Sistema».
- Ingresa los detalles del sistema informático de facturación, incluyendo lo siguiente:
- Nombre Comercial: Introduce el nombre que identificará al sistema.
- Tipo: Selecciona si será de uso interno o para proveer a otras entidades.
- Versión: Indica la versión del sistema.
- Marca de Proceso Masivo: Etiqueta que implica pruebas adicionales de envío de paquetes de facturas en emisiones masivas. Esto es necesario para la autorización del sistema.
- Modalidad de Facturación: Define la modalidad bajo la cual operará el sistema.
- Tipo Documento Sector: Permite elegir los tipos de documentos que el sistema gestionará. Esto se basa en la actividad del contribuyente, ya sea para un sistema propio o para uno destinado a proveedores.
- Luego de llenar todos los campos correspondientes selecciona la opción «Adicionar Contacto».
- Ingresa los datos de contacto de la persona responsable.
- Nombre Completo: Ingresa el nombre completo de la persona de contacto.
- Tipo Documento: Selecciona el tipo de documento de identidad.
- Número Documento: Ingresa el número del documento de identidad seleccionado.
- Complemento: Añade el número de complemento en caso de ser aplicable.
- Correo Electrónico: Introduce una dirección de correo electrónico válida.
- Celular: Ingresa un número de celular válido.
Al completar el registro, se crea un informe detallado de la solicitud, que contiene el código asignado al sistema, parámetros constantes para el consumo de servicios y las direcciones para las pruebas en las fases de autorización.
Después de registrar la solicitud al sistema, se tiene 90 días para completar el proceso.
Una vez presentada la solicitud de autorización, comienza la fase inicial de pruebas, la cual dispone de un plazo de 90 días para su culminación. No obstante, en caso de ser necesario, es posible solicitar una única extensión de 60 días adicionales. Si la primera fase de pruebas no se supera en este tiempo, el SIN procederá a cancelar el proceso de autorización, siendo necesario realizar un nuevo registro de solicitud.
¿Cómo solicitar que te amplíen el tiempo para completar la solicitud?
Debes completar los siguientes pasos para solicitar una ampliación del plazo o prórroga:
- Accede al sitio web del SIN utilizando tus credenciales del SIAT.
- Dirígete a la sección de Autorización de Sistemas.
- Escoge la alternativa de Solicitud de Prórroga.
- Selecciona el sistema apropiado.
- Haz clic en la opción de solicitud y proporciona el motivo de la misma.
- Confirma la solicitud.
Etapas del Proceso de Autorización
Una vez completada la solicitud de autorización, el proceso de optimización y autorización del sistema informático de facturación avanza a través de varias etapas clave, de las cuales veremos posteriormente veremos un poco del «cómo«, pero primero en «qué» consisten:
Fase 1. Plan de Pruebas:
Estas pruebas se enfocan en crear y enviar Documentos Fiscales usando el Sistema Informático de Facturación en un entorno de pruebas. Involucran verificar los datos requeridos, formatos y campos obligatorios, además de enviar, reenviar y validar la información enviada al SIN.
Se llevan a cabo en un entorno de pruebas con datos proporcionados por el SIN, e incluyen pruebas de eventos importantes y sincronización de horarios y fechas.
Tanto el Propietario como el Proveedor del Sistema deben asegurarse de que no se generen Facturas reales durante estas pruebas, evitando ventas reales en este entorno de pruebas.
Fase 2. Inspección:
Una vez culminado el plan de pruebas, genera el PDF «Finalización de pruebas de sistemas informáticos de facturación» y envíalo como adjunto al correo: «soporte.aplicaciones@impuestos.gob.bo» para coordinar la programación de la sesión de inspección.
Consideraciones a tomar en la fase de Inspección
Debes tomar en cuenta lo siguiente:
- Cada contribuyente puede tener hasta 5 sesiones de inspección por sistema informático.
- Se agenda según el orden de las solicitudes recibidas.
- Se otorga prioridad a aquellos contribuyentes cuyas fechas de adecuación asignadas por RND estén cercanas.
- El sistema se autoriza por la GTIC posterior al acta de conformidad de la comisión.
Fase 3. Pruebas Piloto:
Una vez que el dueño o el proveedor del Sistema Informático de Facturación pase las pruebas iniciales, debe hacer pruebas adicionales llamadas «Pruebas Piloto». Si el proveedor ofrece el sistema a alguien más, debe hacer más pruebas en un ambiente de pruebas especial.
Una vez que el cliente esté satisfecho y el sistema haya pasado las pruebas establecidas, se deben seguir las instrucciones del siguiente punto (4).
Si el dueño del sistema lo usa solo para sí mismo, una vez que termine las pruebas especiales, no podrá compartirlo con otros. Si quiere compartirlo o venderlo, debe seguir el procedimiento de Autorización establecido para los Proveedores.
Tanto el dueño como el proveedor del sistema deben asegurarse de que durante las pruebas especiales no se hagan facturas reales. Estas pruebas son solo para asegurarse de que el sistema funcione bien y no deben usarse para hacer transacciones reales.
Autorización del Sistema Informático:
Una vez que el Sistema Informático de Facturación del Contribuyente, ya sea Propietario o Proveedor, haya superado las pruebas y se haya comprobado que funciona correctamente, el SIN emitirá la Autorización. Esta certificación confirma que el sistema cumple con los requisitos iniciales.
Si el Sistema Informático es proporcionado por un Proveedor, la Autorización le permite ofrecerlo a otros, siempre que esos usuarios también pasen las Pruebas Piloto. Esta Autorización dura tres años, y antes de que expire, el Propietario o Proveedor debe solicitar una nueva, siguiendo las pruebas vigentes.
Si se hacen cambios en el Sistema Informático ya Autorizado, se deben realizar nuevas pruebas en coordinación con el SIN, que evaluará la nueva versión.
Autorización de Asociación:
Para que el cliente se asocie al sistema informático tiene estas dos opciones:
Asociación por terceros. – Esta posibilidad está disponible para los clientes que cuentan con una modalidad distinta a la del proveedor del sistema (Entorno Web).
Asociación. – Esta posibilidad está disponible para los clientes que cuentan con la misma modalidad del sistema proveedor (Ambiente Piloto).
Consideraciones a tomar en la Asociación de Sistemas
- Antes de confirmar la asociación, el cliente puede llevar a cabo pruebas funcionales al sistema.
- Tiene la flexibilidad de asociarse con varios sistemas proveedores
- Puede desvincularse de la asociación en cualquier momento cuando así lo considere.
Cuando el cliente esté de acuerdo con el Sistema Informático de Facturación para las modalidades de facturación Electrónica en Línea o Computarizada en Línea, lo demostrará al elegir la opción «Confirmación de Asociación del Sistema Informático de Facturación«. Esto generará un informe llamado «Autorización de Asociación de Sistema Informático de Facturación proveedor – cliente«.
Si el Proveedor o el cliente hacen cambios en el Sistema Informático de Facturación Autorizado o lo usan de manera incorrecta, la responsabilidad recae en el Contribuyente que utiliza el sistema para emitir Documentos Fiscales.
En caso necesario, el SIN puede tomar medidas legales contra el Proveedor y/o su cliente.
Uso del Sistema Autorizado:
Una vez que todas las pruebas y etapas han sido superadas, el usuario puede iniciar el uso del Sistema Informático de Facturación, previa presentación del formulario electrónico de «Solicitud de Inicio de Facturación«.
Recursos y Aspectos Técnicos
Para obtener detalles más específicos sobre el plan de pruebas, pruebas piloto, la emisión de la Autorización del Sistema Informático de Facturación y otros aspectos técnicos, puedes acceder a la página web del SIN.
En la sección SIAT, se puede encontrar el Anexo Técnico con los procedimientos para la autorización del Sistema de Facturación en Línea.
A continuación, te mostramos los enlaces del Anexo Técnico de las 3 fases para las Pruebas para la Autorización del Sistema Informático de Facturación.
Fase 1 – Etapa de Pruebas: Haz clic aquí para acceder al Anexo Técnico del SIN.
Fase 2 – Inspección: Haz clic aquí para acceder al Anexo Técnico del SIN.
Fase 3 – Pruebas Piloto: Haz clic aquí para acceder al Anexo Técnico del SIN.
Conclusión
La autorización y optimización de sistemas informáticos de facturación es un proceso crucial para poder ser parte de los sistemas que deben ir implementando las empresas o del que tu propia empresa debe implementar por obligatoriedad del SIN. Siguiendo los requisitos, pasos y consideraciones presentados en esta guía, las empresas pueden asegurarse de que sus sistemas cuenten con la autorización respectiva del SIN.
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Carolina Rocio Salazar Pecho
Contadora Pública con experiencia en análisis normativo, auditoría y comunicación asertiva.