Guía de Llenado en Excel para el Registro de Compras Estándar + Ejemplos Prácticos: DUI, DIM, Combustible, prevaloradas, boleto aéreo y otros.
Hasta el 9 de cada mes las empresas y contribuyentes presentan los registros de compras y ventas. En esta ocasión, examinaremos qué información se debe registrar en cada casilla para el registro de compras (Especificación 1) y ejemplos en base a los tipos de facturas que hay.
Es importante recordar que en artículos anteriores ya hemos abordado temas como la fecha límite para consolidar el Registro de Compras y Ventas (puedes encontrar más información aquí). También hemos proporcionado un video corto que explica cómo completar y presentar el RCV (puedes verlo aquí).
Además, hemos tratado temas sobre cuándo se puede modificar [enlace] o rectificar [enlace] el registro de compras y ventas, además de como rectificar de periodos ya declarados. Incluso hemos respondido algunas preguntas frecuentes sobre el tema [enlace] y cómo solucionar problemas en Excel al ingresar caracteres especiales, como la «Ñ» [enlace].
En esta ocasión, utilizaremos la información proporcionada por el Servicio de Impuestos Nacionales [enlace], la cual incluye una guía sobre el llenado del registro de compras. También pondremos a tu disposición el archivo de Excel para cargar masivamente el registro de compras, en él encontrarás las casillas que debes llenar y su detalle.
Contenido:
Registro de Compras
El Registro de Compras de forma masiva debe incluir las facturas y documentos fiscales emitidos en las modalidades de Facturación Computarizada SFV (para aquellos que aún no han migrado al nuevo sistema de facturación en línea), facturación manual, pre-valoradas preimpresas y facturas de contingencia.
El proceso de llenado del Registro de Compras y Ventas se divide en 6 Especificaciones:
- Especificación 1: Compras Estándar
- Especificación 2: Ventas Estándar
- Especificación 3: Ventas de Combustible
- Especificación 4: Ventas Prevaloradas
- Especificación 5: Ventas Prevaloradas – Telecomunicaciones
- Especificación 6: Reintegros
En esta ocasión, nos centraremos en la Especificación 1 y los ejemplos según el tipo de compra.
Tomar en cuenta que en cada excel se debe eliminar la «fila 2» antes de cargar la información al registro de compras en el SIAT en Línea.
Para acceder a la guía del llenado de las ventas y reintegro (especificaciones 2 al 6) puedes hacer clic aquí [enlace].
En este registro de Compras se confirman y/o consignan las compras de bienes y servicios, como servicios básicos, materia prima, insumos, boletos aéreos, pólizas de importación, etc., respaldados con la factura o documento fiscal que identifica al comprador (con el NIT).
Registro de compras estándar: Especificación 1
Se confirman las compras que se encuentran registradas en el sistema y se registra la información de las compras que aún no hubiesen sido reportadas por el proveedor.
Este llenado masivo de registros se detalla de la siguiente manera:
Puedes descargar un cuadro en formato Excel con las especificaciones mencionadas para una guía eficiente durante el llenado de tus registros de compras desde el siguiente enlace:
Excel guía para el Registro de Compras (HAZ CLIC AQUÍ).
A continuación, exploramos varios ejemplos que ilustran cómo proceder al llenar el Registro de Compras de acuerdo con diferentes tipos de transacciones:
Registro de Compras de la Declaración Única de Importación (DUI)
Hemos previamente abordado el proceso de llenado de las DUI en el Libro de Compras y Ventas. Ahora, presentaremos un ejemplo de cómo llevar a cabo este proceso en Excel para cargar de manera masiva el registro de compras con la DUI.
Este es el documento fiscal de la Declaración Única de Importación:
En el lado izquierdo se observa el registro manual de la DUI, mientras que en el derecho se especifican los datos necesarios para el llenado:
Este recuadro corresponde a una visualización sobre el registro de compras en el excel.
Registro de Importación de Mercancías (DIM):
Siguiendo una dinámica similar a la DUI, presentamos un ejemplo de registro manual y masivo (vía excel) para la DIM:
En el lado izquierdo podemos observar como se registra manualmente esta DIM, en el lado izquierdo encontramos las especificaciones de cuáles son los datos que usaremos:
Este recuadro corresponde a una visualización sobre el registro de compras de la DIM en el excel.
Registro de Boleto de Avión
En una previa publicación vimos cómo se procede el Registro por Boleto de Avión en lo que era el Libro de Compras y Ventas, ahora mediante este ejemplo observamos cómo registrar en el excel un Boleto Aéreo en el Registro de Compras.
El Boleto Aéreo para el ejemplo es el siguiente:
Procedemos a ver los detalles que ocuparemos del Boleto de Avión:
El siguiente cuadro es como debe registrarse el Boleto de Avión en el excel.
Registro de Factura Prevalorada en Línea:
Te mostramos un ejemplo de cómo realizar el llenado en excel de la siguiente factura prevalorada en línea.
Registro de Factura de Combustible
Las facturas de combustible tienen una particularidad (aquí hablamos más al respecto). Es por ello que en este ejemplo veremos que el monto base para el crédito fiscal está especificado en la misma factura.
Esta será la factura para tomar en cuenta en el ejemplo del llenado en excel para una factura de combustible:
Registro de Factura de Energía Eléctrica
La factura de energía eléctrica viene a ser un servicio básico, el cual se puede registrar siempre que este sea pagado en el período fiscal al que corresponda la fecha de emisión.
La siguiente factura es la que ocuparemos como ejemplo para su registro en el excel:
El siguiente cuadro representa como debe registrarse la factura de energía eléctrica del ejemplo:
Registro de Factura con Descuento:
Para el caso de las facturas con descuento tiene un tratamiento diferente, tanto en lo contable (como descuento sobre compras) como en el registro de compras del SIAT.
Por ello a continuación mostramos como registrarlo:
Conclusión
En conclusión, cada mes, las empresas y contribuyentes deben presentar los registros de compras y ventas sujetos al IVA. Hemos revisado la información y ejemplos para la Especificación 1 del registro de compras. Recuerda la importancia de cumplir con estas obligaciones fiscales para evitar las multas del SIN.
Si necesitas más orientación o tienes preguntas adicionales, te invitamos a explorar nuestros artículos relacionados y recursos adicionales en los enlaces proporcionados:
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Carolina Rocio Salazar Pecho
Contadora Pública con experiencia en análisis normativo, auditoría y comunicación asertiva.