Estas pasando por un proceso de fiscalización y el SIN te exige documentación para respaldar tur operaciones, aquí te mostramos un listado de documentos que pide el SIN en una fiscalización y las características que deben cumplir.
Introducción
Cuando una empresa es fiscalizada por el SIN, es necesario estar preparado para presentar toda la documentación requerida que respalde sus operaciones comerciales. Esto incluye órdenes de verificación, órdenes de fiscalización, vista de cargo y otros requerimientos específicos que puedan surgir durante el proceso.
En muchos casos, el motivo de la fiscalización es la depuración de facturas emitidas o recibidas, por lo que la documentación debe validar fehacientemente cada transacción realizada.
El objetivo de este artículo es brindar una guía sobre los documentos más frecuentemente solicitados por el SIN durante una fiscalización, así como las características y condiciones que deben cumplir esta documentación para ser aceptados. De esta forma, cualquier empresa podrá organizar con antelación su archivo documentario y estar preparada para sustentar debidamente cada una de las observaciones que puedan surgir. Una correcta presentación de la evidencia es fundamental para resolver satisfactoriamente el proceso de fiscalización.
Organiza tus documentos siguiendo estos puntos que desglosaremos a continuación, así podrás sustentar las observaciones.
La importancia de la documentación de respaldo para el contribuyente
- Organizar un archivo documentario ordenado que les permita ubicar rápidamente cualquier comprobante o documento de respaldo ante una fiscalización.
- Verificar periódicamente que los documentos emitidos y recibidos cumplan con todas las especificaciones legales y tributarias.
- Llevar una contabilidad adecuada, actualizada y con todos los respaldos necesarios.
- Contar con asesoría profesional especializada en temas tributarios y de fiscalización que los guíe en la preparación y presentación correcta de la documentación ante el SIN.
- Estar atentos a los plazos establecidos para la entrega de información y documentos en cada etapa del proceso de fiscalización.
- Conocer sus derechos y garantías durante la fiscalización para ejercer una defensa adecuada.
Tabla de contenido de este post
Puntos clave
Proceso de fiscalización
La fiscalización tributaria es el procedimiento mediante el cual el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) evalúa la conducta tributaria de los contribuyentes y determina los adeudos tributarios, que pueden estar relacionados con sanciones o con la depuración de facturas del crédito fiscal, entre otros motivos. Por esta razón, es importante que comprendas en qué consisten los procesos de fiscalización tributaria. Este proceso está regulado por la Resolución Normativa de Directorio – RND N° 10.0032.16.
El proceso se inicia cuando el SIN notifique al contribuyente la orden de fiscalización o verificación, según corresponda, indicando el alcance de la revisión.
Los tipos de fiscalización son:
- Fiscalización total: revisa todos los impuestos de al menos una gestión fiscal completa.
- El plazo para presentar información es de 15 días, para presentar documentación de descargo para su defensa prorrogables por 15 días más.
- Fiscalización parcial: revisa uno o más impuestos de uno o más períodos fiscales.
- El plazo para presentar información es de 15 días, para presentar documentación de descargo para su defensa, prorrogables por 15 días más.
La verificación es el control detallado de elementos, hechos, transacciones económicas y circunstancias que afectan los impuestos pagados o por pagar.
Los tipos de verificación son:
- Verificación externa: revisa uno o más impuestos de una o más gestiones fiscales, sobre temas puntuales identificados, es decir, se concentra en identificar observaciones específicas, incluyendo las relacionadas con los procesos de fiscalización por devolución impositiva.
- El plazo es de 10 días, para presentar documentación de descargo para su defensa, prorrogables por 5 días más.
- Verificación interna: tiene un alcance de revisión específico sobre hechos y transacciones de uno o más impuestos durante uno o varios períodos fiscales mensuales de una gestión. El enfoque se centra en una revisión específica y puntual de los detalles.
- El plazo es de 5 días, para presentar documentación de descargo para su defensa, prorrogables por 5 días más.
Nota: El plazo, tanto para la orden de fiscalización como para la orden de verificación está sujeto a una evaluación de la solicitud de la prórroga presentada y se puede ampliar una sola vez.
Durante la fiscalización o verificación, si se identifican incumplimientos tributarios, se elaboran actas de contravenciones tributarias. Estas se acumulan como antecedentes y se consolidan en la Vista de Cargo.
En el final del documento ‘Acta por Contravención Tributaria’ también se indicará cuándo y dónde debes presentar tus descargos a la Vista de Cargo, los descargos son las explicaciones y documentos de respaldo que usas para defenderte.
- Vista de cargo: Notificada la vista de cargo, el contribuyente tiene 30 días para presentar por escrito sus descargos y pruebas. Los días comienzan a contar desde el siguiente día laborable después de que recibes la notificación, y no se pueden extender.
Luego se emite la resolución determinativa final.
El contribuyente puede impugnar la resolución determinativa mediante recursos de alzada y jerárquico, si quieres saber cómo impugnar haz clic aquí (en caso de impugnar recurso de alzada o recurso Jerárquico).
Después de recibir la notificación de la resolución definitiva del SIN, tienes un plazo de 20 días calendario para solicitar el Recurso de Alzada y presentar la documentación ya presentada anteriormente con la vista de cargo. Solo podrá adicionar información o documentación solo si fueron obtenidas recientemente. Si quieres saber cómo impugnar haz clic aquí.
NOTA: En caso de que el día 20 caiga en sábado, domingo o feriado, se pospone al siguiente día hábil y toma en cuenta que los plazos son perentorios (Ley 2492 Art. 4).
Factura válida
Existen criterios legales para aceptar o no una factura, determinado 3 requisitos para hacer valer el crédito fiscal.
Los juristas entonces han hecho una lectura del Art. 4 y 8 de la Ley 843 y han simplificado en 3 requisitos para beneficiarse del crédito fiscal de la factura:
- que existe factura original
- que la transacción se ha realizado efectivamente
- que la transacción está vinculada al rubro del contribuyente
Haz clic aquí para ver más de los 3 requisitos:
Según interpretación de los abogados de la Autoridad de Impugnación Tributaria en anteriores casos (ver RJ-0064-2005) para que uno pueda beneficiarse del crédito fiscal pesan más los siguientes requisitos:
ii. De acuerdo con la doctrina y legislación tributaria vigente en nuestro país, existen varios requisitos que deben ser cumplidos para que un contribuyente pueda beneficiarse con el crédito fiscal producto de las transacciones que declara a la Administración Tributaria; en especial, uno de ellos es que el crédito fiscal debe surgir de la emisión de una factura, nota fiscal o documento equivalente.
Al respecto el art. 4 de la Ley 843, concordante con el art. 38 de la Ley 1340 (CTb), indica taxativamente que en el caso de ventas, se debe respaldar dicha transacción con la emisión de la factura, nota fiscal o documento equivalente.
Adicionalmente, el art. 8 de la Ley 843, señala que dichas transacciones se encuentren vinculadas con la actividad del contribuyente.
Asimismo, es un requisito fundamental que la Transacción sea efectivamente realizada.
iii. Una vez delimitados los requisitos que se debe cumplir para poder invocar un crédito fiscalDocumentación de respaldo
la documentación de respaldo que será presentada por el contribuyente, puede ser en cualquier parte del proceso habilitado (en los plazos) para la presentar documentación de descargo, como mencionamos, en el Punto de «Proceso de fiscalización» (explicando de orden de fiscalización o verificación, Vista de cargo y hasta instancias de Recurso de alzada, Recurso Jerárquico).
Teniendo en cuenta la normativa valida.
Código de comercio, Decreto Ley Nº 14379 de 25 de Febrero de 1977 del Artículo 36 al 40 .
Art. 36. - (OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD). Todo comerciante está en la
obligación de llevar una contabilidad adecuada a la naturaleza, importancia y
organización de la empresa, sobre una base uniforme que permita demostrar la
situación de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de los actos y
operaciones sujetos a contabilización, debiendo además conservar en buen estado los libros, documentos y correspondencia que los respalden. (Arts. 36 a 65, 419 Código de Comercio).Listado de documentos que pide el SIN en una fiscalización tributaria
Aquí le presento un ejemplo de listado de documentos que podría requerir el SIN en una fiscalización, pero esta lista no es limitativa y depende del rubro de la empresa:
Documentación solicitada por la Administración Tributaria, formulario 4003 (ejemplo)
- Declaración Jurada F-605 (Original y fotocopia)
- Libro de Ventas – IVA y en Medio Magnético si corresponde
- Libro de COMPRAS – IVA y en Medio Magnético si corresponde
- Notas fiscales de respaldo al Débito fiscal
- Notas fiscales de respaldo al Crédito Fiscal
- Extractos bancarios
- Planilla de sueldos, planilla Tributaria y Cotizaciones sociales
- Comprobantes de ingreso y egreso con respaldo
- Estados financieros gestión abril/2017 — marzo/2018
- Dictamen y Estados financieros de auditoria gestión abril/2017 — marzo/2018
- Plan código de cuentas contables
- Libros de contabilidad (Diario, Mayor – medio magnético si corresponde)
- Kardex
- Inventarios
- Fotocopia de Inscripción al Servicio Nacional de Registro de comercio
- Escritura de constitución (Fotocopia Legalizada) y sus modificaciones existentes
- Libro de Actas de Reuniones de Directorio del periodo (Abril/2017 a Marzo/2018), fotocopia legalizada
- Balance General a nivel detalle (impreso y en medio magnético formato Excel)
- Estado de Resultado a nivel detalle (impreso y en medio magnético formato Excel)
- Información tributaria complementaria – ITC 13 Anexos (en medio magnético formato Excel)
- Detalle a nivel transacción contable (cuenta), de los ajustes fiscales correspondientes al Anexo Tributario N° 7, referidos a los «Ingresos no imponibles» y «Gastos no deducibles» para la determinación de la Utilidad Neta Imponible (Impreso y en medio magnético formato Excel)
- Margen de Utilidad y estructura de costos de los servicios comercializados en el periodo (abril/2017 a marzo/2018, en físico y medio magnético formato Excel)
- Balance de comprobación de Sumas y Saldos a nivel detalle (impreso y en medio magnético formato Excel)
- Cuadro detallado de depreciación de activos fijos del periodo (Abril/2017 a Marzo/2018), incluyendo altas y bajas con documentación respaldatoria, en físico y medio magnético formato Excel con formulas
- Listado de principales Proveedores y Clientes (Impreso y en medio magnético formato Excel)
- Contratos celebrados con proveedores (Nacionales y Extranjeros) vigentes del periodo (Abril/2017 a Marzo/2018) en original y fotocopia
- Contratos de préstamos financieros vigente u obtenidos durante el periodo de (Abril/2017 a Marzo/2018); adjuntar detalle de amortizaciones (impreso y en medio magnético Formato Excel)
- Contrato de alquiler y/o anticresis de bienes inmuebles
- Detalle de líneas telefónicas (fijas y móviles) que operaban en el periodo (abril/2017 a marzo/2018), respaldadas con documentación que demuestre la propiedad de las mismas o contratos de alquiler, según corresponda (Impreso y en medio magnético formato Excel)
- Documentación de respaldo que acredite el derecho propietario de inmuebles y vehículos (en original y fotocopia)
- Listado de Vehículos y motorizados de propiedad de la empresa, el mismo que debe contener las características, así como tipo, marca, número de placa, color modelo, diésel y/o gasolina, etc. (impreso y en medio magnético formato Excel)
- Cuadros auxiliares de respaldo a las actualizaciones de cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio en aplicación de las Normas Contables N° 3 y 6 (Impreso y en medio magnético formato Excel)
- Cuadros de cálculo de provisiones para Indemnizaciones y/o beneficios sociales (Impreso y en medio magnético formato Excel) y formularios de pagos de finiquitos en fotocopia y original
- Previsión para cuentas incobrables (impreso y en medio magnético formato Excel)
- Formularios F-608 Retenciones RC-IVA, F-410 Retenciones IT, F-570 Retenciones IUE, F-530 Retenciones IUE-BE del periodo (Abril/2017 a Marzo/2018, con su respectivo detalle de retenciones mismo que debe contener: fecha, importe de la transacción, retención correspondiente, y nombre o razón social del proveedor (Impreso y en medio magnético formato Excel)
- Detalle de los Impuestos, tasas, patentes pagados, en el periodo (Abril/2017 a Marzo/2018), al Gobierno Autónomo Municipal de Santa Cruz de la Sierra, por la propiedad de bienes inmuebles y vehículos automotores, Transferencia de Bienes, Patentes municipales y otros; describiendo clase o tipo de bienes, importe y gestión por la que se paga (en original y fotocopia)
- Información relacionada con el movimiento de su materia prima y producto terminado por ítems, las cuales tienen que guardan relación con la información expuesta en sus Estados Financieros bajo el siguiente formato, en medio físico y magnético
- Libros de Compra IVA, incluyendo columnas que indiquen el documento de apropiación contable y la cuenta utilizada para cada nota fiscal registrada (gasto o activo) y el concepto de la misma en medio magnético formato Excel
- Trámites de rectificatoria que estén en proceso en el servicio de impuestos nacionales, fotocopia de la solicitud de rectificatoria
- Resolución de aprobación «Rectificatoria», de DDs.ns. emitidas por el Servicio de Impuestos Nacionales en (Original y fotocopia)
- Registro Auxiliar de Bancarización DAVINCI, correspondiente a (abril/2017 a marzo/2018) en original, fotocopia y medio magnético formato Excel
- Pólizas de importación y documentación de respaldo, como ser factura comercial, lista de empaque, BL, MIC, CTR, parte de recepción, pago de IVA y pago por la mercadería importad, en (Original y fotocopia)
- Detalle de notas fiscales que componen el reintegro del crédito fiscal del periodo (Abril/2017 a marzo/2018), declarados en el F-200 (medio magnético formato Excel)
- Detalle del costo de producción y ventas del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de ingresos y costos de exportación del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de ingresos recibidos por venta de productos en el mercado interno del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Documentación de respaldo de los ingresos recibidos por la venta de subproductos (en medio magnético formato Excel).
- Información de volúmenes de producción, ventas y exportaciones del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de compras de materia prima, insumos y material de empaque utilizados en la producción del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de inventarios de materia prima, insumos, material de empaque y producto terminado al 31 de diciembre de cada gestión (en medio magnético formato Excel).
- Conciliación de inventarios valorados al costo de producción, según Estado de Resultados y Balance General al 31 de diciembre de cada gestión (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de costos de producción del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de gastos de ventas, generales y administrativos del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de gastos financieros del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de otros ingresos y egresos del periodo (en medio magnético formato Excel).
- Planilla de sueldos del periodo, incluyendo el detalle de cada funcionario (nombre, apellidos, CI, cargo, sueldo, aportes patronales, descuentos de ley, sueldo neto) (en medio magnético formato Excel).
- Contratos de trabajo suscritos con los empleados en las gestiones sujetas a fiscalización (original y fotocopia).
- Documentación de respaldo de los créditos fiscales por las exportaciones del periodo (original y fotocopia).
- Documentación de respaldo de los ingresos y gastos no sujetos al Impuesto a las Transacciones (IT), ni al Impuesto al Valor Agregado (IVA) (original y fotocopia).
- Documentación de respaldo de la publicidad y propaganda, donaciones, regalos y obsequios realizados durante el periodo (original y fotocopia).
- Documentación de respaldo de los gastos de representación y viáticos incurridos durante el periodo (original y fotocopia).
- Documentación de respaldo de los gastos de seguros contratados durante el periodo (original y fotocopia).
- Detalle de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de cada gestión, indicando nombre del deudor, monto, antigüedad de la deuda y provisiones (en medio magnético formato Excel).
- Detalle de las cuentas por pagar al 31 de diciembre de cada gestión, indicando nombre del acreedor, monto, antigüedad de la deuda y provisiones (en medio magnético formato Excel).
- Información de la composición de la deuda tributaria en caso de existir, indicando el número de la Resolución Determinativa, tipo de impuesto, periodo, monto inicial, actualizaciones, multas, intereses y saldo (en medio magnético formato Excel).
- Copia de la última Declaración Jurada Informativa sobre Precios de Transferencia – Formulario 710 y documentación de respaldo presentada a la Administración Tributaria (original y fotocopia).
- Estudio Técnico de Precios de Transferencia del periodo (original y fotocopia).
- Detalle de las transacciones con partes vinculadas del exterior durante el periodo gestiones sujetas a fiscalización (en medio magnético formato Excel).
- Documentación de respaldo de las transacciones con partes vinculadas del exterior durante el periodo, incluyendo contratos, facturas, comprobantes de pago y cualquier otra documentación relevante (original y fotocopia).
- Código de producto, Nombre de Producto, Características, Características fisicoquímicas, Presentaciones, Mercado de Destino. (Fotocopia Legalizada y Formato Excel)
Tomando en cuenta que esta información también sirve para respaldar otros tramites como Ordenes de fiscalización, vistas de cargo, incluso si se llega a impugnar su caso ante la AIT, con un recurso de alzada, recurso Jerárquico, vamos a desarrollar algunos documentos y su norma:
a) Facturas de compras Originales.-
Las facturas presentadas originales, deberán cumplir con las tres reglas descritas en puntos clave.
Normativa.-
# Artículo 54 de la RND N°10-0021-16, contenidos en el Numeral 1 y 2 del parágrafo II, que establece que para el cómputo del Crédito fiscal IVA las compras , adquisiciones y/o contrataciones deberán estar :
1. Vinculadas con la actividad gravada que desarrolla;
2. Registradas contablemente y contar con el documento de respaldo de la transacción que demuestre la efectiva realización del hecho económico, a excepción de los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables no obligados a llevar registros contables.
# Artículo 2, parágrafo IV:RND N°102000000017
“I. La Factura, Nota Fiscal o Documento Equivalente será válida para respaldar la liquidación de los impuestos IVA, RC-IVA, IUE y como descargo en el Sistema Tributario Integrado (STI), en los términos dispuestos en la Ley Nº 843 (Texto Ordenado Vigente) y Decretos Supremos reglamentarios, siempre que cumpla los siguientes requisitos:
1. Sea el original del documento físico en las Modalidades de Facturación Manual, Prevaloradas y Computarizada, o documento digital registrado en la Base de Datos de la Administración Tributaria, cuando se trate de una Factura, Nota Fiscal o Documento Equivalente emitida en las Modalidades de Facturación Oficina Virtual (SIAT EN LÍNEA), Electrónica Web y Electrónica por Ciclos o una Modalidad de Facturación en Línea;
2. Estar vinculada con la actividad gravada que desarrolla;
3. Acreditar la correspondencia del titular, consignando su nominativita;
4. Acreditar el importe de la operación;
5. Consignar la fecha de emisión y ésta se encuentre dentro del periodo a liquidar del impuesto;
6. No presentar tachaduras o enmiendas que afecten los Numerales 3, 4 y 5 precedentes;
7. Contar con el respaldo de medios fehacientes de pago cuando la Factura refiera a transacciones mayores o iguales a Bs50.000 (Cincuenta mil 00/100 Bolivianos);
8. Asimismo deberá demostrarse la efectiva realización del hecho económico mediante registros contables (a excepción de los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables no obligados a llevar registros contables) y/o documentos de respaldo de la transacción.Por lo que las facturas deben estar registrada y respaldada en los libros contables y auxiliares.
b) Documento que respalde el pago realizado
- Asientos contables, Libros contables.
- Comprobante de egreso:
Deberá cumplir con lo establecido en el código de comercio detallando la información completa de la transacción correspondientes presentada, que especifique a que corresponde.
#Firma de los responsable y autorizado por profesional contable avalado, con firma, acreditando quién elaboró y aprobó.
#Fotocopia de simple anillado de comprobantes de egreso, pero notariado por un Notario de fe pública y Foliado correlativo
#Deberá detallar o especificar a que operación corresponde.
Normativa
# Código de comercio, Art. 37.- (CLASES DE LIBROS). El comerciante debe llevar, obligatoriamente, los siguientes libros: Diario, Mayor y de Inventario y Balances, salvo que por ley se exijan específicamente otros libros. Podrá llevar además aquellos libros y registros que estime convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios. (Arts. 55, 64 Código de Comercio).
#Art. 39.- (PERSONAS AUTORIZADAS PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD). La
contabilidad será llevada por contadores legalmente habilitados, a quienes se
aplicarán las normas reglamentarias sobre responsabilidades, régimen de actuación,
remuneración y la guarda de la reserva de la contabilidad, sin perjuicio de la
responsabilidad del comerciante a quien prestan sus servicios.
Qué libros se deben notariar, según el Código de Comercio:
Código de comercio Art. 40.- (FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS LIBROS). Los comerciantes presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar, encuadernados y foliados, a un Notario de FE PÚBLICA para que, antes de su utilización, incluya, en el primer folio de cada uno, acta sobre la aplicación que se le dará, con indicación del nombre de aquél a quien pertenezca y el número de folios que contenga, fechada y firmada por el Notario interviniente, estampando, además, en todas las hojas, el sello de la notarla que lo autorice y cumpliendo los requisitos fiscales establecidos.
Serán también válidos los asientos y anotaciones que se efectúen por cualquier medio mecánico o electrónico sobre hojas removibles o tarjetas que, posteriormente, deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios que serán legalizados, siempre que faciliten el conocimiento de las operaciones y sirvan de prueba clara, completa y fidedigna.
La autorización para su empleo será otorgada por el Registro de Comercio, a pedido del interesado, requiriendo resolución fundada sobre la base de dictamen de peritos, del cual podrá prescindir en caso de existir antecedentes de utilización respecto del procedimiento propuesto. Cuando se trate de sociedades por acciones, la autorización se otorgará previo dictamen favorable del respectivo órgano administrativo de control.
#Art. 44.- (REGISTRO EN LOS LIBROS DIARIO Y MAYOR). En el libro Diario se
registrarán día por día y en orden progresivo las operaciones realizadas por la
empresa, de tal modo que cada partida exprese claramente la cuenta o cuentas
deudoras y acreedoras, con una glosa clara y precisa de tales operaciones y sus
importes, con indicación de las personas que intervengan y los documentos que las
respalden. De este libro se trasladarán al Mayor, en el mismo orden progresivo de
fechas, las referencias e importes deudores o acreedores de cada una de las cuentas
afectadas, con la operación, para mantener los saldos por cuentas individualizadas. c) Recibos de Egreso de caja
Este documento es el «Recibo de pago«.
El SIN toma en cuenta deberán coincidir la fecha e importes al de la factura observada
Este Recibo de contener:
#Datos de cabecera de la empresa , Número de recibo, especifica el medio de pago (efectivo, cheque ó transferencia bancaria., otros), Fecha, y los detalles de Pagado a:, debe indicar la suma escrita en en literal (Ejemplo. un mil bolivianos ), también detallar el concepto del pago donde puede describir el producto comprado y indicando según que factura esta vinculada.
#Debe contener sello y firmas del empresa que emite y la empresa que recibe el dinero (proveedor).
Normativa
Código de comercio, Decreto Ley Nº 14379 de 25 de Febrero de 1977 del Artículo 36 al 40 .
# Documentos en calidad de Auxiliares
Código de comercio, Art. 37.- (CLASES DE LIBROS). El comerciante debe llevar, obligatoriamente, los siguientes libros: Diario, Mayor y de Inventario y Balances, salvo que por ley se exijan específicamente otros libros. Podrá llevar además aquellos libros y registros que estime convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios. (Arts. 55, 64 Código de Comercio). d)Notas de Entrega y Recepción (Informe de Rendición de cuenta)
Es la Documento que se tiene con el proveedor, de respaldo dentro de su contabilidad, que respalde como habría realizado la compra, donde se estipula el lugar de entrega de los productos y la recepción de los mismos.
#Rendición de cuentas del importe entregado al sr xxxx en fecha xxxx.
- Notas de Entrega, es aquella que entrega el proveedor, es decir la emite la empresa que vende.
#Esta nota deberá contener: datos de la empresa proveedora , Número de nota, fecha, datos al cliente (comprador), dirección a la que se enviara el bien (debe ser el mismo que figure en su NIT registrado en su PBD, o sucursal y/o almacén registrado).
datos de la placa, chofer, cantidad , descripción del producto o Bien vendido, Precio, total , firma y sello del almacén, transportista, y del cliente.
- La nota de Recepción , es la que emite la empresa que compra y estaría recibiendo en almacenes los bienes adquiridos en esa compra.
#Esta nota deberá contener: datos de su Empres (la que compra), Número de nota fecha, datos del proveedor, dirección y/o a la que se recibe el bien (debe ser el mismo que figure en su NIT registrado en el PBD, o sucursal y/o almacén registrado).
Datos de la placa, chofer, cantidad , descripción del producto y/o Bien comprado, Precio, totales , firma y sello del almacén, transportista, y del cliente. También es opcional, añadir una casilla de observaciones donde describa de que facturas viene vinculada los productos y/o bienes descritos.
Normativa:
#Código de comercio, Decreto Ley Nº 14379 de 25 de Febrero de 1977 del Artículo 36 al 40 .
# Es valido la presentación de estos documentos tomados como otros documentos Equivalentes. Según Articulo 4 de la ley 843, inciso a).
ARTÍCULO 4.- El hecho imponible se perfeccionará:
a) En el caso de ventas, sean éstas al contado o a crédito, en el momento de la entrega del bien
o acto equivalente que suponga la transferencia de dominio, la cual deberá obligatoriamente
estar respaldada por la emisión de la factura, nota fiscal o documento equivalente.e) Extracto de cuenta bancaria
Extracto bancario del Banco (especifican de qué banco y la cuenta) desde un determinado periodo al otro periodo (Se saca solo de los periodo observado).
El SIN, observa que esta documentación, si son fotocopias, deberán estar validadas por la institución financiera.
Normativa:
# Es valido la presentación de estos documentos tomados como otros documentos Equivalentes. Según Articulo 4 de la ley 843, inciso a).
ARTÍCULO 4.- El hecho imponible se perfeccionará: a) En el caso de ventas, sean éstas al contado o a crédito, en el momento de la entrega del bien o acto equivalente que suponga la transferencia de dominio, la cual deberá obligatoriamente estar respaldada por la emisión de la factura, nota fiscal o documento equivalente.
# Según: Código de comercio, Decreto Ley Nº 14379 de 25 de Febrero de 1977 del Artículo 36 al 40 .f) Cheque
Para que el sin tome en cuenta una fotocopia de cheque y transferencias efectuadas , las fotocopias deben estar validadas por la institución financiera.
#Verificar que las fechas de emisión sea anterior a la del sello de recibido.
Normativa
#la fotocopia de cheque si es validada por la institución financiera se prueba valida.
Art. 1356.- (PRUEBA DE LOS DEPOSITOS Y PAGOS). Los depósitos y los retiros de
la cuenta corriente se probarán mediante los registros llenados por el Banco y,
principalmente, con los recibos de depósito o notas de abono y cheques o notas de
cargo, respectivamente.
#Es valido la presentación de estos documentos tomados como otros documentos Equivalentes. Según Articulo 4 de la ley 843, inciso a).
ARTÍCULO 4.- El hecho imponible se perfeccionará:
a) En el caso de ventas, sean éstas al contado o a crédito, en el momento de la entrega del bien o acto equivalente que suponga la transferencia de dominio, la cual deberá obligatoriamente estar respaldada por la emisión de la factura, nota fiscal o documento equivalente.
## Código de comercio, Art. 37.- (CLASES DE LIBROS). El comerciante debe llevar, obligatoriamente, los siguientes libros: Diario, Mayor y de Inventario y Balances, salvo que por ley se exijan específicamente otros libros. Podrá llevar además aquellos libros y registros que estime convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios. (Arts. 55, 64 Código de Comercio). g) Kardex de inventarios
El SIN, toma en cuenta en este documento la firma de la contadora, para tener validez probatoria.
#Cada Kardex de material comprado para identificar el proveedor, tipo de producto, las cantidades que se tiene y se retiran de almacenes.
#Los Kardex deberán señalar la cantidad tipo de producto y especificando cuanto se retira de almacenes.
#El mayor de cuenta almacén de materiales deberá estar detallado por material vinculando asi a la factura.
Normativa
# Código de comercio, Art. 37.- (CLASES DE LIBROS). El comerciante debe llevar, obligatoriamente, los siguientes libros: Diario, Mayor y de Inventario y Balances, salvo que por ley se exijan específicamente otros libros. Podrá llevar además aquellos libros y registros que estime convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios. (Arts. 55, 64 Código de Comercio).
#Según articulo 40 del código de comercio decreto ley ° 14379h) Planilla de sueldos y salarios
#Solo se presenta de los periodos observados.
- Adicionando si se requiere Contrato del personal (solo si corresponde o va relacionada a la factura depurada)
#Contrato personal de apoyo, contratación directa, Fotocopia del CI del contratado.
Normativa
# Documentos en calidad de Auxiliares
Código de comercio, Art. 37.- (CLASES DE LIBROS). El comerciante debe llevar, obligatoriamente, los siguientes libros: Diario, Mayor y de Inventario y Balances, salvo que por ley se exijan específicamente otros libros. Podrá llevar además aquellos libros y registros que estime convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios. (Arts. 55, 64 Código de Comercio). i) Descripción de cada una de las actividades que realiza
Descripción del proceso de cada una de las actividades que realiza según su registro en padrón del contribuyente.
Se puede presentar la matricula de comercio. escritura de constitución, que estén en coherencia con la actividad registrada en su PBD (padrón biométrico digital del contribuyente).
- Escritura de Constitución
- Matricula de comercio
- Padrón biométrico digital del contribuyente
Normativa
Permite presentar otros documentos para respaldar las actividades y operaciones gravadas.
#ARTÍCULO 70.- (OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DEL SUJETO PASIVO), numeral 4 de la ley 2492 Código de Tributario Boliviano
4. Respaldar las actividades y operaciones gravadas, mediante libros, registros generales y especiales, facturas, notas fiscales, así como otros documentos y/o instrumentos públicos, conforme se establezca en las disposiciones normativas respectivas.j) Balance general, estado de resultados
#Según el SIN, se debe presentar complementando esto : el plan de código de cuentas contables que tenga la empresa, libros de contabilidad diario y mayor, Kardex, inventarios(contabilidad completa de todo la gestión) para que pueda analizarla y pueda ser tomado en cuenta esta documentación.
Normativa
De acuerdo: llevar una adecuada contabilidad de acuerdo a los artículos 36, 37, 40, 44 del código de comercio, concordantes con los numerales 4,6,y 8 del articulo 70 de la ley 2492.k) Planillas de avance de obra (caso de obra de construcción)
Este documento podrá permitir identificar si los materiales adquiridos fueron utilizados en la ejecución de la planilla, si la obra realizada requirió de dichos materiales y/o servicios. Este documento permite tener un control de inventarios de los materiales utilizados en la obra , asi demostrar la vinculación de la compra.
#Debe contener los datos del Lugar de entrega de producto y recepción de los mismos, y en caso de tener sucursal o depósito el mismo esté registrado en el SIN, como lugar de almacenaje para el mismo.
#Donde se identifique la utilización de materiales. y control de inventarios
Normativa
# Es valido la presentación de estos documentos tomados como otros documentos Equivalentes. Según Articulo 4 de la ley 843, inciso b)
ARTÍCULO 4.- El hecho imponible se perfeccionará:
B) En el caso de contratos de obras o de prestación de servicios y de otras prestaciones,
cualquiera fuere su naturaleza, desde el momento en que se finalice la ejecución o prestación, o desde la percepción total o parcial del precio, el que fuere anterior.
Prohibida su reproducción impresa o digital sin autorización 25Ley 843 - IVA
En el caso de contratos de obras de construcción, a la percepción de cada certificado de avance de obra. Si fuese el caso de obras de construcción con financiamiento de los adquirentes propietarios del terreno o fracción ideal del mismo, a la percepción de cada pago o del pago total del precio establecido en el contrato respectivo. En todos los casos, el responsable deberá obligadamente emitir la factura, nota fiscal o
documento equivalenteConclusión:
El listado detallado de documentos solicitados por el SIN en una fiscalización tributaria resulta de gran utilidad para que los contribuyentes puedan prepararse y organizar con anticipación toda la documentación de respaldo necesaria para demostrar la realización efectiva de las operaciones y sustentar adecuadamente cualquier observación.
La presentación correcta y oportuna de esta documentación es clave para resolver de manera satisfactoria el proceso de fiscalización. Los contribuyentes deben asegurarse que los documentos cumplan con los requisitos legales y normativos vigentes, estén vinculados a la actividad económica del contribuyente y respalden fehacientemente cada transacción.
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Mariela Ortega Chosgo
Contadora Pública con experiencia en auditoría, apoyo al contribuyente y comercio internacional.
