¿Libros IVA a notariar? qué libros contables se deben notariar

Libros IVA a notariar
Libros contables a notariar

Actualización 2016

A partir de la gestión 2016 con el Facilito ya no es obligatorio notariar los LCVs, solo enviar por el Facilito de manera digital. Ver RND 10-0021-16.


Qué libros se deben notariar

En otras palabras, ¿Qué formalidades deben cumplir nuestros registros contables para que tengan valor probatorio ante el SIN o cualquier entidad?

¿En qué casos son aplicables las multas en caso de no formalizar o notariar los documentos de la empresa?

A continuación vamos a indicar lo qué dicen las normas.

Qué libros se deben llevar según el Código de Comercio

El Código de Comercio, en su artículo 37 (Clases de Libros), indica:

ARTÍCULO 37.- (Clases de libros). El comerciante debe llevar, obligatoriamente, los siguientes libros: Diario, Mayor y de Inventario y Balances, salvo que por ley se exijan específicamente otros libros.

Podrá llevar además aquellos libros y registros que estima convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios.

Los libros obligatorios señalados en el primer párrafo del Art., deben llevarse necesaria e inexcusablemente (excepto por los comerciantes minoristas según el Art. 38).

Porque al representar la obligación de documentación de la marcha de los negocios, están destinados a finalidades probatorias, sobre todo para probar transacciones con Impuestos.

Los llamados libros auxiliares,  se pueden llevar también, depende del comerciante, si quiere tener otros documentos de prueba.

Qué libros se deben notariar, según el Código de Comercio

La forma de presentación y los requisitos fiscales que aseguren la autenticidad de los libros contables, incluidos los auxiliares si se desea, son los que señala el Art. 40.

ARTÍCULO 40.- (Forma de presentación de los libros). Los comerciantes presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar, encuadernados y foliados, a un Notario de Fe Pública para que, antes de su utilización, incluya, en el primer folio de cada uno, acta sobre la aplicación que se le dará, con indicación del nombre de aquel a quien pertenezca y el número de folios que contenga, fechada y firmada por el Notario interviniente, estampando, además, en todas las hojas, el sello de la notaría que lo autorice y cumpliendo los requisitos fiscales establecidos.

Serán también validos los asientos y anotaciones que se efectúen por cualquier medio mecánico o electrónico sobre hojas removibles o tarjetas que, posteriormente, deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios que serán legalizados, siempre que faciliten el conocimiento de las operaciones y sirvan de prueba clara, completa y fidedigna. (…)

Entonces, los libros obligatorios del art. 37 (diarios, mayores, de inventarios y de balance) para que tengan valor deben estar notariados.  El segundo párrafo indica que valen los generados por otros medios como ser por programas contables, siempre y cuando estén ordenados y completos.

Acerca de los libros auxiliares,  se infiere que si bien existen libros que obligatoriamente deben cumplir formalidades por parte del comerciante, no es menos cierto que dicha formalidad no alcanza a los libros y registros llamados auxiliares, a excepción que puedan servir como prueba y para ello necesariamente deben cumplir la condición de observar las formalidades establecidas para los primeros. O sea, si quieres hacer valer otros registros además de los obligatorios, debes hacerlos notariar.

Por otra parte, corresponde mencionar que conforme el art. 76 de la Ley 2492 (CTB), en los procedimientos tributarios administrativos y jurisdiccionales quien pretenda hacer valer sus derechos, deberá probar los hechos constitutivos de los mismos; lo cual en palabras simples y sencillas se resume a que para respaldar una petición o reclamar algún derecho, debe inexcusablemente demostrar en los hechos aquello en que se funda, o sea tener todos los libros habilitados para ejercer derecho.

Otros elementos de los Libros contables

Además, es importante conocer los requisitos y condiciones legales de los registros contables, enunciados en los subsiguientes artículos del Código de Comercio:

  • 36, Obligación de llevar contabilidad
  • 40, Forma de presentación de libros
  • 41, Idioma y moneda
  • 42, Prohibiciones
  • 43, Sanciones
  • 44, Registro en los libros Diario y Mayor
  • 45, Concentración y anotación por periodos
  • 46, Inventarios y balances
  • 52, Conservación de libros y papeles de comercio

¿Cómo debe hacerse la foliación o encuadernado?

Dependiendo de las operaciones, en un libro empastado pueden ingresar varios meses o todo el año, y en otras empresas varios libros empastados hacen un mes. Todo depende de la cantidad de operaciones y disponibilidad del contribuyente. Lo que sí es importante la foliación según un orden claro y completo.

¿Cada cuánto debe ser notariado?

Sobre los libros Contables en general que indica el Código de Comercio deben ser foliados, notariados y encuadernados según las Resoluciones 05-0046-09 y 05-517-92 del SIN (ver más abajo).

 

¿Qué multas se aplica por no tener notariados los libros contables?

Según la tabla actual de multas y sanciones, el incumplimiento por no entregar este tipo de información según el código de comercio, está en la categoría de multas por NO DAR INFORMACIÓN.

Ver aquí la tabla completa de multas por no proveer esta información

¿Qué pasará con el nuevo sistema de Facturación Virtual, SFV?

Los libros en general según el Código de Comercio: diarios, mayores, de inventario y de balance, siguen siendo obligatorios.

Sin embargo los libros de compras y ventas IVA, ya no necesitarán notariarse desde 2016. Citamos (es nuestro resaltado):

RND 10-0021-16 Sistema de Facturación Virtual

CAPÍTULO VIII. REGISTRO Y REMISIÓN DE INFORMACIÓN. SECCIÓN I. REGISTROS
Artículo 72. (Registros).- I. Los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables alcanzados por el IVA tienen la obligación de preparar los siguientes registros:
1. Libro de Compras IVA;
2. Libro de Ventas IVA;
3. Libro de Ventas Menores del día.

II. Salvo disposición expresa, no están obligados a llevar los registros señalados en el Parágrafo precedente:
1. Las Personas Naturales o Sucesiones Indivisas que realicen únicamente la actividad de Alquiler de Bienes Inmuebles;
2. Las Personas Naturales que sean sujetas únicamente del RC-IVA;
3. Quienes realicen espectáculos públicos eventuales;
4. Quienes pertenezcan al Régimen Tributario Simplificado, Sistema Tributario Integrado o Régimen Agropecuario Unificado.

III. Los registros previstos en el presente Capítulo no requieren de foliación y encuadernación formalizada por Notario de Fe Pública.

De todas maneras se deben tener notariados los libros del 2015 para atrás.

Resoluciones del SIN respecto a los libros que obliga el Código de Comercio

Gracias a la sugerencia del Lic. Jorge Valdez, docente de la carrera de contaduría de la UMSA y experto tributario, es necesario indicar que existen resoluciones del SIN que especifican obligaciones respecto a los libros contables obligatorios que indica Código de Comercio.

La Resolución Administrativa 05-0046-09, modificada por la 05-517-92, precisa tres procesos para los libros contables:

  1. Foliado correlativo
  2. Legalizado por Notario Público
  3. Encuadernado

Cada mes

Para contabilidades a base de software, se debe foliar y legalizar máximo hasta el último día del siguiente mes de cada mes cerrado. La encuadernación puede ser cada mes o tomando máximo de seis meses. Se entiende que es, por lo menos, para los libros diario y mayor.

A fin de gestión

En caso de que sea del mes de diciembre, o en otras empresas el último mes de cierre de gestión, ahí sí existe una tolerancia de 120 días para foliar, legalizar y encuadernar (en uno o varios tomos). Aquí se habla de, por lo menos, los libros: diario, mayor, inventarios y de gestión.

Colofón

Como se puede ver, estas resoluciones son como controles que disuaden de realizar maniobras contables para ocultar hechos prohibidos por el mismo código de comercio (art. 42) y que serían también ilícitos según Código tributario (art. 98 y 100).

Viene a colación las inspecciones del SIN a contribuyentes que en este último tiempo son más agudas y respaldadas normativamente. Habrá que tomar en cuenta estos cuidados de manejar bien los libros contables según la normativa para no ser sorprendidos.

94 comentarios en “¿Libros IVA a notariar? qué libros contables se deben notariar”

  1. Muy bueno el artículo, y gracias por el apoyo que nos brindas esto nos ayuda bastante en nuestro trabajo

  2. Gracias que dios Jehova de bendiga en todos tus emp`rendimientos.
    permiteme pregunatar lo siguiente:
    la mayoria del regimen general, incluso los sugetos a auditoria cada año por pasar los 1.200.000 Bs. NO TIENEN CONTADOR A TIEMPO COMPLETO, en este caso nunca (al menos yo) hacia los libors mensuales, el balance ERA SIEMPRE de asientos resumenes en base a cuadros ¿ QUE PASARA ? no valera estos balances ?

  3. Lic.Roberto.Infinitamente agradecida por sus valiosos artìculos que em actualizan.Si raras veces le respondo discùlpeme no tiene idea de cuàn ajetreado es mi dìa que no me alcanzan las horas para dormir……por favor siga orientàndome.Que Dios lo bendiga y muchas gracias.Buen viaje.Se cuida.Atte.su amiga kattia (kay)

  4. Muchas gracias Lic. pero tengo un duda, si en la Entidad se maneja comprobantes contables (Ingreso, Egreso…) y a la vez libro diario es mejor notariar las dos opciones o con notarias los libros diarios es suficiente?

  5. Muchisimas Gracias Roberto por la informacion compartida
    nos es de gran ayuda en el dia a dia y asi poder ejercer con mas calidad y criterio la profesion.
    que tengas un excelente dia. Bendiciones

  6. Agradecerle por la información proporcionada, ya que nos despeja de las dudas…que Dios me lo bendiga en su vida profesional

  7. Y aprovechando, que se menciono la resolución RND -10-0025-14 QUE EN EL ARTICULO 80 INC. b) indican que tambien ya estan obligados los Newton Especificos a enviar de forma anual de enero a diciembre sus libros de ventas y compras LCV. segun un cronograma que dan ellos. Entonces esto seria de la gestion 2015, o desde la gestion 2016 en el 2017…???
    Por favor saqueme de esa gran duda. Gracias

  8. Estimado licenciado una vez mas agradecerle por tan valiosa informacion, que aveces uno hace pasar por alto y luego somos sorprendidos con multas.

  9. Roberto, personalmente pienso que el trabajo que haces es importante toda vez que la información que proporcionas ayuda a combatir la corrupción y dar transparencia a las actividades financieras, ademas de ser un instrumento para que el desempeño laboral sea desarrollado con una mejor calidad profesional, deseo muchos exitos en todos tus emprendimientos, saludos fraternos de un seguidor tuyo.

  10. Si el mes de cierre es Diciembre
    -1er Semestre a Notariar; De Enero a Junio
    -2do Semestre a Notarias; de Julio a Diciembre
    Si el mes de cierre es Marzo
    -1er Semestre a Notariar; De Abril a Septiembre
    -2do Semestre a Notarias; de Octubre a Marzo
    Por favor confirmar si entendi bien las fechas para notariar.
    Gracias

  11. Roberto. cada articulo que publicas son tan importantes para la marcha de las pequeñas empresas que muchas veces no pueden contar con especialistas, la claridad con la que planteas los temas los que no somos de la especialidad lo entendemos y podemos hacer el seguimientos a los contadores, te felicito y sigue adelante porque mucha gente te seguimos atentamente a todos tus articulos. atentamente Eduardo Calderon V.

    • Estimado Eduardo, precisamente esa es la intención del blog, va dirigida a contadores pero en especial a la gente que está alrededor de todo esto, yo tuve que pasar por el desconocimiento y nadie me decía cómo debería ser tal o cual cosa. Y no creo que deba ser un secreto o solo accesible para contadores o auditores. (Alguna vez incluso escuché a un abogado decir que sólo ellos pueden citar las leyes ???!!!)

      • Que bien amigo Roberto que nos tengas informados sobre com tienen que llevarse la contabilidad, sobre todo como se tiene que manejar con los pagos de impuestos y agradecerte tambien por actualuzarnos en la parte de impuestos, te cuidas.

  12. quisiera saber si el formato de los LCV tienen alguna variación a partir de esta resolución

  13. Le agradesco de atemano su colavoracion ,pero si usted me puede mandar el llenado de formulario 200- 400v3, para llenar con todos sus procedimientos.
    muchas gracias .

  14. Gracias por la información me ha sido de mucha utilidad, todos los temas que tratas son importantes y siempre estoy atenta a ellos.

  15. Gracias estimado Roberto, las publicaciones que realizas excelente, siempre estoy al tanto, mis felicitaciones

  16. Estimado Roberto, realmente te agradecemos por estos textos breves pero muy ilustrativos y beneficos para nuestra profesión y trabajo diario. Gracias.

  17. Lic. Roberto
    Realmente es de mucha ayuda lo q públicas, nos ayuda a estar al día con el sistema impositivo y contable, GRACIAS

  18. El tratamiento para las instituciones sin fines de lucro será la de llevar los libros de compras notariadas? Agradezco tu respuesta.

  19. Importante el hecho de tener conocimiento acerca de los tipos de documentos contables sobre todo para instituciones y grandes contribuyentes y por ahi empresas unipersonales….Saludos!!

  20. MUY ÚTIL SU ARTÍCULO. PRECISAMENTE ESTOY INICIANDO EL ARCHIVO DE TODA LA DOCUMENTACION CONTABLE DE LA EMPRESA DONDE TRABAJO.
    GRACIAS.

  21. Gracias me es de útil la información que me manda pero quisiera su ayuda tengo facturas de pasaje de avión como puedo llenar el libro de compras

  22. Hola Roberto;

    Pués debo agradecerte el envío de ésta información, por cierto, es muy útil estar al tanto de estos aspectos de forma permanente, ayuda en nuestro trabajo, espero que sigamos en contacto.

  23. Muchas gracias por la información que me envía… es bueno saber que ay profesionales que nos apoyan con su conocimiento, es muy buena y oportuna la información que nos envía
    Gracia!!! éxitos Lic. 😀

  24. Muchas gracias por aclarar estos temas, siempre es bueno recordar lo que dicen las normas, que a veces por la monotonía las pasamos por alto.

  25. Inicialmente agradecerte Roberto por toda la dedicacion que le pones, asi mismo que en el presente articulo decirte que es de mucha ayuda puesto siempre nos ayuda a aclarar dudas y como sabemos que el SIN siempre esta en comstante revision. Gracias por todo, daludos a la distania

  26. Me parece muy interesante esta publicacion ya que a muchos nos sirve para tomar las previciones del caso, gracias.

  27. Todas tus publicaciones son de mucha ayuda para los profesionales y también para los estudiantes de ultimos años que ya estan en practicas de su profesicón no me resta mas que agradecerte y felicitarte y como comentario nunca puedo descargar nada no se que pasa pero no se puede pero me es de mucha ayuda las explicaciones que das gracias y que Dios de Bendiga …

  28. Como siempre Roberto el material publicado en esta oportunidad excelente y de mucha utilidad por que permite no incurrir en errores de incu,plimiento a deberes formales.
    Felicidades Roberto y gracias

    Atte:
    Edwin Díaz Ávila

  29. Estimado Roberto:

    Como siempre refrescandonos la memoria con el conocimiento sólido que tienes.
    Saludos y gracias…

  30. Un saludo cordial, Roberto gracias por la aclaración sobre la presentación de los diferentes libros y sanciones, yo soy profesional independiente que presto servicios profesionales de docencia, consultoria, los cursos e informaciòn tributaria, contable es muy valiosa, los mejores deseos de èxito, sigue adelante.

  31. Buenos dias si me ha sido util la informacion si esta saliendo tantas fiscaliaciones en impuestos nacionales.

  32. Licenciado, una pregunta, se puede notariar los libros mensualmente?, ya que en el SIN me quieres multar con 1500 UFV´s por haber notariado los LCV mensualmente y no semestralmente, como dicen ellos, espero que me pueda ayudar con esta duda. Gracias

    • Estimado Reynaldo, la norma indica cada 6 meses, pero puede ser mensual o semanal, eso ya depende del contribuyente. Igual si juntas de 6 meses, es un notariado semestral. Si tienes una notificación de multa avísame, desearía ver en qué se fundamenten, es un absurdo, la verdad.

  33. Exelente tu preocupacion por al cultura de la tributacion, ademas agradecido de actualizar nuestros conociemintos gracias!!

  34. Lic. gracias por tomarme en cuenta para enviarme estos correos informativos, son una gran ayuda para aclarar muchas dudas, y proceder de la forma correcta contablemente hablando.

  35. BUENOS DIAS :
    MUY AGRADECIDO CON TODA LA INFORMACION QUE ME FACILITA PARA PODER REALIZAR UN MEJOR DESEMPEÑO LAVORAL

  36. Muchas gracias por la informacion me sirve mucho para hacer mis consultas respectivas gracias y que tenga un buen dia

  37. Nuevamente encantado de aprovechar la valiosa información que publicas y como siempre muy útil, gracias estimado Roberto.

  38. Interesante artículo estimado Roberto útil como siempre Muchas gracias por las aclaraciones incluidas en los artículos

  39. interesante el articulo nos indica de manera resumida y concreta sobre la forma de llevar los documentos necesarios en una empresa. gracias amigo roberto.

    • Roberto agradecerte infinitamente porque cada correo que recibo es algo provechoso para mi persona, y sobre todo mantenernos actualizados con nuevas normativas… es lo máximo

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Atte. Roberto Cáceres