El plan de cuentas es lo principal en la contabilidad, hacer uno con varios niveles e interminables cuentas, no es lo más eficiente. Aquí hablamos sobre las ventajas de usar un plan de cuentas simple y dinámico.
Hace unos días alguien me preguntaba si el software que desarrollamos, el Nitro Balance y el Menta, tenía 7 ó más niveles para crear cuentas, ya que otros sistemas sólo tienen hasta 7.
Aquí un ejemplo de 5 y 6 niveles, lo que implica 10 ó más dígitos en las cuentas:
(Nuestros sistemas por ejemplo tienen 10 dígitos)
A estas alturas, un plan de cuentas con más de 7 niveles tendría 16 dígitos o más, y sería muy complicado manejarlo.
Para el diseño de un catálogo de cuentas se debe considerar ante todo que el plan de cuentas es una herramienta, no un requerimiento técnico (por eso no hay una normativa al respecto).
Si se tiene un plan de cuentas con una codificación compleja y de varios dígitos podría convertirse en una limitante para los preparadores y usuarios de la información financiera.
¿Por qué un plan de cuentas sólo de 3 niveles?
Se comprende la necesidad de manejar 5 ó más niveles de planes de cuentas, esto por la herencia de la contabilidad manual (las fichas de cada mayor eran los únicos resúmenes) y la intención de controlar todo desde el plan de cuentas.
Sin embargo con la tecnología existen opciones y se pueden eliminar del plan de cuentas algunos niveles:
Y tener un plan simple de 3 niveles:
Usando sólo 3 niveles es posible manejar toda la información, siempre y cuando se tengan otros recursos para manejar las subcuentas, auxiliares, áreas y más disgregaciones que no signifiquen complejidad sino eficiencia.
Lo hemos llamado un plan de cuentas «dinámico». Esto porque todos los movimientos contables tienen efecto activo en sólo pocas cuentas.
Por ejemplo todos estos diálogos y reportes:
están en las cuentas: Cuentas por cobrar y Ventas
El Sistema Menta tiene varios módulos para ingresar y detallar la información:
- Módulo de compras (donde está el detalle y analítico de cuentas por pagar)
- Módulo de Ventas (detalle de cuentas por cobrar)
- Inventarios y Producción
- Dimensiones (reportes de EF por proyectos, áreas, departamentos, fases, fondos… en dos niveles)
- Etiquetado de cuentas (tags para disgregar reportes según tipo de cuentas)
Aquí mostramos cómo usar un plan de cuentas dinámico:
Tipos de Comprobantes
Por otro lado, la tecnología también nos permite disgregar los registros contables según su motivo de forma casi ilimitada.
Por ejemplo en un sistema básico, idealmente la contabilidad manual, vamos a tener sólo 3 posibilidades de hacer comprobantes:
- De Ingreso, Egreso y Traspaso
La tecnología se ha desarrollado hoy en día y podemos tener también registros según:
Aquí mostramos los detalles de los software Nitro y Menta:
Socio y fundador de boliviaimpuestos.com. Autor de artículos tributarios, investigador y consultor.
Especializado en la asesoría, planificación y defensa más compleja en materia tributaria.
