Factura extraviada, qué hacer con la pérdida de facturas

 

¿Qué hacer si hemos perdido o extraviado una factura de compra?

Acerca de las facturas extraviadas o con la pérdida de facturas de compra, una cliente nos pregunta:

Buenas Tardes, un favor existe alguna norma en la que valide copia legalizada y certificada una factura extraviada?

Al respecto vale la pena recordar qué dice la norma y las resoluciones. Porque pueden existir aparentes salidas legales o no.

Estamos hablando de la pérdida de facturas de compra, si es que hemos comprado algo pero la hemos extraviado, perdido o sufrimos un robo.

Antes de continuar, aclarar que en cambio para facturas de venta, la norma especifica qué hacer. Aquí hablamos de las facturas de venta, del procedimiento para facturas extraviadas o perdidas.

  IVA sobre intereses por prestamos

¿Qué dice la Ley 843 y DS 21530 sobre la pérdida de facturas de compra o su extravío?

La Ley 843 en su art. 8 solo indica que para dar lugar al crédito fiscal debe ser en la medida que las compras estén relacionadas a la actividad del contribuyente. No dice más.

El DS 21530, que reglamenta el IVA, en su art. 8 también, amplia la vinculación, lo gravado y otros aspectos, pero no indica qué se debe hacer con las facturas perdidas o extraviadas.

¿Qué dice la Resolución sobre el sistema de facturación?

La anterior resolución sobre facturación RND 10-0016-07 dice:

Artículo 41.- (Validez de las facturas o notas fiscales) I. Las facturas, notas fiscales o documentos equivalentes generarán crédito fiscal para los sujetos pasivos del IVA, RC-IVA (modalidad dependiente y contribuyente directo), IUE (profesiones liberales u oficios) y STI, en los términos dispuestos en la Ley Nº 843 (Texto Ordenado Vigente) y Decretos Supremos reglamentarios, siempre que contengan o cumplan los siguientes requisitos:
1) Sea el original del documento.
2) Haber sido debidamente dosificada por la Administración Tributaria, consignando el Número de Identificación Tributaria del sujeto pasivo emisor, el número de factura y el número de autorización. (…)

La reciente resolución sobre facturación RND 10-0021-16 dice:

Artículo 54. (Apropiación del Crédito Fiscal).- I. La Factura, Nota Fiscal o Documento Equivalente es válida para respaldar la liquidación de los impuestos IVA, RC-IVA, IUE y como descargo en el Sistema Tributario Integrado (STI), en los términos dispuestos en la Ley Nº 843 (Texto Ordenado Vigente) y Decretos Supremos reglamentarios, siempre que cumplan los siguientes requisitos:
1. Sea el original del documento (físico en las Modalidades de Facturación Manual, Prevalorada y Computarizada o digital en las Modalidades de Facturación Oficina Virtual, Electrónica Web y Electrónica por Ciclos);
2. Haber sido debidamente dosificada por la Administración Tributaria (…)

También dice en su Art. 9: II.

Las copias digitales emitidas en la Modalidad de Facturación Computarizada, podrán aplicar el mismo tratamiento establecido para las Modalidades de Facturación Oficina Virtual, Electrónica Web y Electrónica por Ciclos, siempre y cuando hubieren sido informadas a la Administración Tributaria a través del Libro de Ventas IVA.

Lo que significa que no es necesario tener original de las facturas por modalidad computarizada pues si se emitieron en digital, sus copias digitales cumplen el mismo objeto.

  Como actualizar el credito fiscal o saldos a favor

En resumidas cuentas, las resoluciones indican que las facturas deben ser originales (a excepción de las facturas por modalidad computarizada, ciclos, web y virtual). No dice nada sobre la pérdida de facturas.

¿Si se pierde la factura se puede certificar su copia?

Como hemos visto, la normativa no habla acerca de la pérdida de facturas de compra o su extravío.

Si bien existe el principio de la verdad material en el derecho tributario, que hace prevalecer los hechos antes que los aspectos formales, sin embargo la norma obvia la posibilidad de dar validez al crédito fiscal de facturas de compra por extravío, a pesar que tengan:

  • Denuncia ante la policía de extravío
  • Copia legalizada por parte del vendedor (ver Art. 1311 del Código Civil)
  • Se tengan los documentos para constatar que se hizo la operación
  Declaración Jurada Sin Movimiento Impuestos Nacionales

En cambio, entre los tres requisitos para hacer valedero un crédito fiscal, si una factura tiene consignado mal nuestro NIT, u otro defecto de la factura, sí es válida, como desarrollamos aquí:

Factura sin el NIT u otros errores, ¿es valida? Sí, si cumple 3 requisitos

A pesar que el código Civil en su Art. 1311 indica que cualquier documento legalizado tiene el valor de su original, en el presente caso al estar extraviado, no hay copia qué legalizar de un original extraviado.

Por otro lado el cuerpo legal del derecho tributario en sus principios indica que es autónomo respecto a otros derechos, como el civil. Entonces si hubiera una factura original qué legalizar igual no tendría valor si la norma tributaria indica de todas maneras que debe ser original.

  Como actualizar el credito fiscal o saldos a favor

En definitiva

Si bien las Leyes y decretos supremos no hablan de qué hacer con la pérdida de factura, la resolución sobre facturación indica que es un requisito principal tener las facturas originales (excepto algunas modalidades).

En el supuesto de que se haya declarado ya y no se tengan las facturas originales, es un verdadero problema a estas alturas, ya que si existiera una fiscalización, el SIN pedirá devolver el 13% más sus accesorios y multas.

Por suerte existen las modalidades de facturación virtual y computarizada que no necesitan incluso imprimirse, basta con tenerlas en PDF y declararlas en los LCV, y con eso cumplen con la normativa.

  Facturas de Espectáculo Eventual y Facturas de Artista Nacional

Ver aquí los tipos de modalidad de facturación vigentes.

Jurisprudencia

Si se extraviaron las facturas, incluso con justificación, no las acepta el SIN y la AIT lo confirma:

https://servicios.ait.gob.bo/admin%5Cdocres/AGIT-RJ-0052-2016.PDF

Sin embargo, a pesar de la opinión en el caso precedente de la AIT, encontramos otra ficha de la AIT que sí iba a aceptar el art. 1311 del Código Civil, aunque no lo hizo el contribuyente:

http://sidot.ait.gob.bo/php/ficha.php?cod=MTkzMQ==&F1CH4=PRE 

27 comentarios en “Factura extraviada, qué hacer con la pérdida de facturas”

  1. Disculpe sin saber un empleado rompió y boto la factura tanto como el original y copia
    Que debo hacer?? Y que cuanto de multa se debe pagar??

  2. SI EXTRAVIÉ UNA FACTURA QUE SE HACEN EN FORMATO DE COMPUTADORA PERO NO ES VIRTUAL NI NADA EXTRAVIÉ LA EMISORA YA RECEPCIONADA Y ENTREGUE LA ORIGINAL A LA OTRA EMPRESA. LE SACARON COPIA DE LA ORIGINAL Y ME LA ENTREGARON LA VAN A ANULAY Y HACER OTRA PERO SI FISCALIZARAN A MI EMPRESA HABRIA ALGUN PROBLEMA CON LA PERDIDA DE ESTA FACTURA ? HABRIA ALGUNA MULTA?

  3. Buenas tardes disculpe una consulta quisiera saber cuanto seria la multa por una factura extraviada? Gracias

  4. Una consulta acabo de perder una factura de compra y volví a la empresa donde realice la compra porque la factura era computalizada por parte de su institución y no asi manual y me indico que impuestos no le permite realizar copias. Eso es posible?

    • Hola Daniel, toda empresa bajo la modalidad de facturación computarizada tiene copia digital de sus facturas. Eso es obligatorio, pero no las copias físicas, aunque también las puede tener. Entonces en términos legales ese tipo de facturas no tienen “copia” entendida como las facturas manuales. Simplemente guarda la información en digital.

      Ok. citando lo relacionado a esto, la RND 10-0021-16, dice:

      Art. 4 (definiciones)
      ….
      q) Copia digital de la Factura, Nota Fiscal o Documento Equivalente: Es el ejemplar registrado y almacenado en medio digital que contiene la misma información y características de la Factura, Nota Fiscal o Documento Equivalente original y se constituye en el comprobante de la operación para el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable Emisor.

      r) Copia física de la Factura, Nota Fiscal o Documento Equivalente: Es el ejemplar físico impreso que contiene la misma información y características de la Factura, Nota Fiscal o Documento Equivalente original y se constituye en el comprobante de la operación para el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable Emisor.

      Art. 9
      II. Las copias digitales emitidas en la Modalidad de Facturación Computarizada, podrán
      aplicar el mismo tratamiento establecido para las Modalidades de Facturación Oficina
      Virtual, Electrónica Web y Electrónica por Ciclos, siempre y cuando hubieren sido
      informadas a la Administración Tributaria a través del Libro de Ventas IVA.

      Art. 10
      d) El Término “ORIGINAL” o “COPIA”, según corresponda, excepto en las Modalidades
      de Facturación Computarizada cuando su impresión sea en rollo, Oficina Virtual,
      Electrónica Web y Electrónica por Ciclos;

      Artículo 44. (Copias).-
      I. Las Modalidades de Facturación Manual y Prevalorada,
      previstas en los incisos a) y b) del Artículo 5 de la presente Resolución, deberán emitirse
      con copia física de respaldo para el emisor de acuerdo a los aspectos técnicos señalados en
      la presente Resolución, las que deberán ser adecuadamente conservadas.
      II. En la Modalidad de Facturación Computarizada, se podrá prescindir de las copias
      físicas de respaldo, en la medida que los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables generen
      copias digitales, que sean registradas y archivadas en medios electrónicos asegurando el
      cumplimiento de las siguientes condiciones: permitir la identificación del emisor, garantizar
      la integridad y consistencia de la información y datos en ellos contenidos, de forma tal
      que cualquier modificación en los mismos ponga en evidencia su alteración, conforme lo
      dispuesto por el segundo párrafo del Parágrafo I del Artículo 79 de la Ley Nº 2492 Código
      Tributario Boliviano. En caso que no se cumplan las condiciones previamente referidas, los
      Sujetos Pasivos o Terceros Responsables deberán generar copias físicas en los términos
      dispuestos en la presente Resolución.
      III. En la Modalidad de Facturación Oficina Virtual, no se requerirán copias físicas de
      respaldo, salvo requerimiento del emisor para fines contables internos u otros. El emisor
      deberá conservar los archivos digitales generados a partir del SFV.
      IV. En las Modalidades de Facturación Electrónica Web y Electrónica por Ciclos, no
      se requerirán de copias físicas de respaldo, salvo requerimiento del emisor para fines
      contables internos u otros. El emisor deberá conservar los medios digitales que aseguren
      su conservación e inalterabilidad.

  5. Buenas, intente dejar un comentario en la nota de multas pero no se puede, tuve un error al hacer una factura mayor a tres mil bolivianos y en el nombre se coloco el nombre del condominio pero en el nit le coloque 0, Que tipo de multa o sanción tendría por esto?
    Gracias.

  6. Estimado Roberto buenos días.
    Una consulta acabo de perder una factura de compra y volví a la empresa donde realice la compra y me dieron una impresión de una factura que dice copia 1, ¿es valida para poder declarar en el formulario 110?

  7. Estimado Roberto, Buenos Días, tiene el mismo valor probatorio del original el escaneo y archivo digital en PDF de mis facturas de compras computarizadas y en papel térmico para presentar en caso de extravío de un en físico?

  8. Buenos dias estimado Roberto, mi caso es el siguiente extravie una factura original de un proveedor por un servicio de mantemiento de impresoras que me realizo el monto de la factura es de 6000bs. mi pregunta es que hago por que ncesito que el proveedor me emita otra por el mimos monto para poder cancelarla el problema es el que me dice que ya la factura la declaro la factura es de este mes fecha 06/11/17 es posible que el ya la haya declarado esa es mi duda ya que es de este mes ???

  9. Si una factura fue emitida pero esta se extravio, despues de haber denunciado su extravio la tengo que declarara en el mes que corresponde, pero lo hago tomando en cuenta el importe o con importe “0”

  10. estimado gracias por tu ayuda,yo trabajo con 2 nits muy parecidos y si por error incluyo en mis compras una factura que no pertenece al nit, como puedo arreglarlo?

    de antemano gracias.

  11. Estimado gracias por compartir tus conocimientos, yo queria consultar que hago si por error obvie descargar una factura de compra? hay sancion si no presento todas mis facturas de compras?

  12. Disntinguido roberto primeramente muchas gracias por la predisposición de compartir tu conocimiento, aprovechando el mismo te pregunto que pasa Con facturas emitidas en papel térmico, que se borraron con el tiempo?. Gracias de antemano

    • Hola Emereson, esas facturas lamentablemente ya no servirían a menos que te reimprima la empresa que la emitió. Algunas empresas envían sus facturas en PDF al cliente, bajo la modalidad de facturación computarizada, y ese es un excelente respaldo pues la normativa acepta facturas en copia digital.

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Atte. Roberto Cáceres