Depuración de Facturas de combustible relacionadas a tu actividad económica

Aquí hablaremos de este tema, en qué casos de depuración de Facturas de combustible relacionadas a tu actividad económica, y como respaldarlas.

Introducción

Generalmente las empresas, ocupan combustibles en el desarrollo de su actividad económica, y todo estas facturas a declararse para apropiarse del Crédito fiscal, son comunes estas situaciones, pero el SIN, tiene la facultad de revisión, verificación y realizan fiscalizaciones, en las cuales resultan depuradas estas facturas, donde el contribuyente debe presentar documentación referente para que no se les depure este Crédito fiscal apropiado.
Muchas veces el contribuyente no tiene conocimiento de ciertos detalles importantes de cómo respaldar este gasto, aquí te hablaremos de casos por los que contribuyente pasaron rescatando, tip de importancia con respecto a estas facturas de combustible.

Capacidad de depuración del SIN

Es importante destacar que la Administración Tributaria tiene la facultad de solicitar la documentación que considere necesaria para verificar la correcta aplicación de las normas tributarias. En caso de que el contribuyente no pueda proporcionar la documentación requerida o ésta sea considerada insuficiente, la Administración puede cuestionar la deducción y aplicar las sanciones correspondientes.

Observaciones Comunes

• Falta de vinculación con la actividad gravada: La Administración Tributaria puede cuestionar la deducción del crédito fiscal por gastos de combustible si el contribuyente no demuestra que el combustible fue utilizado para actividades directamente relacionadas con la generación de ingresos de la empresa.
  Es decir probar la efectiva realización de la transacción, al no contar con respaldos que demostraran la propiedad o el derecho de uso de los vehículos involucrados para justificar la compra de combustible (Facturas de combustible).
• Falta de documentación de respaldo: La Administración Tributaria puede rechazar la deducción si el contribuyente no presenta la documentación necesaria para respaldar los gastos de combustible, como registros de los vehículos de la empresa, bitácoras de viaje u otros documentos que demuestren la conexión entre el uso del combustible y las operaciones del negocio.
• Inconsistencia en la información: La Administración Tributaria puede comparar la información declarada por el contribuyente con otros datos disponibles, como los registros de la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH), para verificar la coherencia y la veracidad de la información proporcionada.
• Gastos excesivos o injustificados: La Administración Tributaria puede cuestionar la deducción si los gastos de combustible declarados son considerados excesivos o desproporcionados en relación con la actividad de la empresa.

Ejemplos de depuración de Facturas de combustible

Precedentes de casos llevados ante instancias del tribunal supremo de Justicia.

• Sentencia 350/2014: La empresa presentó documentación de propiedad de vehículos, pero no acreditó que la cantidad de combustible declarada fue utilizada en esos vehículos.
• Sentencia 218/2020: La empresa presentó facturas de combustible, pero no demostró la propiedad de los vehículos ni la relación entre el consumo de combustible y la actividad gravada.
• Sentencia 53/2016: La empresa presentó facturas de combustible y repuestos, pero no demostró la propiedad de los vehículos ni justificó los gastos.

Como se puede notar existen precedentes, que de no contar con documentación, incluso impugnando, los descargos presentados, pero los consideró insuficientes para desvirtuar la falta de materialización de la transacción si no cuenta con documentación que vincule el vehículo con la empresa.

Documento que pueden pedir en requerimientos de información

• Con referencia a este tema podemos mencionar:
• Detalle de Activo fijo, hojas de trabajo de cálculo de la depreciación y actualizaciones, incluyendo altas y bajas con documentación de respaldo (Original y medio digital/magnético Excel).
• Documentación de propiedad de Activo Fijo (Original)
• Registros , notas de remisión, notas de entrega y/o traspaso de los diferentes productos despachados de almacén de productos terminados (detalla el vehículo y placa utilizado )  (original y medio magnético Excel).
• Estas documentación, como también el fiscalizador puede llegar a solicitar otra documentación adicional que necesite durante el proceso de Fiscalización entre otras.
• En caso de que te pidan medios magnéticos, se refiere  a la información en medio magnético presentar en un CD o DVD debe incluir el siguiente párrafo “ Manifiesto que la información proporcionada no contiene datos falsos y se encuentra en los archivos de la empresa.

Documentación de Respaldo Necesaria

• Registros de los vehículos de la empresa:
  • Documentos de propiedad (títulos, contratos de compraventa, etc.).
  • Contratos de arrendamiento o leasing, si aplica.
  • Registros de mantenimiento y reparaciones de los vehículos.
• Bitácoras de viaje:
  • Fechas, destinos y kilometraje recorrido de cada viaje.
  • Propósito del viaje y su relación con la actividad de la empresa.
  • Nombre del conductor o empleado responsable del vehículo.
• Otros documentos que demuestran la conexión:
  • Informes de actividades o proyectos que requieran el uso de vehículos.
  • Órdenes de trabajo o servicios realizados en diferentes ubicaciones.
  • Facturas de clientes relacionadas con los viajes o servicios prestados.
  • Cualquier otro documento que evidencie la relación entre el uso del vehículo y la generación de ingresos para la empresa.

Recomendaciones

• En caso de registrar estas facturas de combustibles, tomar en cuenta que debe estar a nombre de la empresa de ser registrado como activo fijo, o a nombre de la persona natural que este a  nombre del titular del NIT, y que vaya vinculada con su actividad que realiza.
• Mantener registros actualizados y organizados de todos los vehículos de la empresa y sus gastos asociados.
• Implementar un sistema de control de combustible y kilometraje para cada vehículo.
• Conservar toda la documentación que respalde la vinculación de los gastos de combustible con la actividad gravada.
• Asegurar que los gastos de combustible sean razonables y acordes a la actividad de la empresa.
• En caso de duda, buscar asesoramiento profesional para garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Conclusión

Para evitar la depuración de facturas de combustible por parte del SIN, es fundamental que los contribuyentes cuenten con documentación respaldatoria que demuestre la propiedad o derecho de uso de los vehículos, así como la vinculación directa de estos gastos con la actividad económica gravada de la empresa. Mantener registros organizados, bitácoras de viaje y controles de combustible es clave para respaldar adecuadamente estos gastos ante una posible fiscalización.

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