Asociación Accidental y sus impuestos

Qué características tributarias tiene una asociación accidental , ejemplo de contrato de asociación accidental, registro en Fundempresa y otros.

¿Asociación o Sociedad Accidental?

El término correcto es el de asociación accidenal según el Código de comercio, art. 126. Pero ahí también indica que está dentro del grupo de sociedades comerciales.

Entonces se puede usar indistintamente ambos términos, pero para fines documentarios aplica el de asociación accidental.

Características como entidad

  • Lo conforman 2 ó más personas o entidades
  • Tiene poca duración según un proyecto o actividad de los asociados.
  • No tiene personalidad jurídica propia
  • No tiene denominación social (no es una persona jurídica)
  • No requiere registro de comercio como sociedad comercial (sólo su contrato)
  • Existe uina empresa «líder» responsable.
  • Cada quien cumple con sus impuestos (independiente) según su participación

Cómo se constituye

Se constituye mediante minuta o documento privado, estableciendo lo siguiente:

  • Las partes intervinientes, que deberán estar identificadas mediante sus cédulas de identidad y en el caso de las empresas participantes, los datos de los/as representantes legales.
  • El objeto debidamente descrito.
  • El nombre o denominación de la asociación accidental.
  • El domicilio legal de la asociación accidental.
  • La participación porcentual de cada asociado.
  • El nombramiento del asociado o empresa Líder.
  • La designación de un Representante Legal de la Asociación.
  • Duración del contrato.

Luego deben acudir a una Notaría de Fe Pública presentando la siguiente documentación:

La minuta de constitución de asociación accidental y los poderes originales o legalizados de los representantes legales de las empresas que conforman la asociación.

Adicionalmente, ella Notario/a de Fe Pública deberá elaborar el poder general que será otorgado por los miembros de la asociación a favor del designado Representante Legal, para que éste realice todos los trámites legales y administrativos a nombre de la asociación.

La Notaría de Fe Pública emitirá los testimonios correspondientes de la Asociación Accidental y del Poder General, para que éstos sean presentados ante la entidad contratante.

En caso de proceclerse mediante documento privado será suficiente su certificación de firmas y rúbricas. Además, deberá considerarse la otorgación del Poder General correspondiente al Representante Legal.

Modelo de constitución de asociación -sociedad- accidental

En el siguiente post publicamos un modelo de constitución de asociación accidental:

¿Registro en Fundempresa de asociaciones accidentales?

Si bien no es una sociedad comercial, sin embargo se trata de un contrato entre comerciantes o con fines lucrativos. Entonces para darle valor legal a este acuerdo, los participantes deben registrar cada quien el contrato en el Registro de comercio.

Por el momento existe el Formulario 080 de Fundempresa, al cual debe adjuntarse fotocopia legalizada u original del Testimonio de Constitución de la Asociación.

Este registro permitirá legitimar la existencia de la asociación para contratos futuros.

¿Obtener NIT como asociación accidental?

El SIN desde el 2012 ha dejado de registrar a Asociaciones Accidentales con un NIT propio (independiente al de los que tiene cada participante).

Con la RND 10-0028-12 se establece que no pueden empadronarse (sacar NIT). «en razón a que las empresas que las conforman, deben contar con el registro correspondiente y cumplir con sus obligaciones tributarias como contribuyentes…»

¿Cómo emiten sus facturas?

Cada empresa cumple con sus obligaciones tributarias según la parte de sus actividades y responsabilidades especificadas en el contrato. Significa que cada empresa emite su factura por sí misma según su actividad en el proyecto.

¿Cómo realizan su contabilidad?

Al respecto en la Resolución 10-0028-12 dice que estas empresas deben tener un control en su contabilidad donde se pueda apreciar su participación en calidad de asociado a la sociedad accidental. Citamos:

«Para efectos de control, verificación y fiscalización, las empresas asociadas deberán consignar en sus registros contables, de manera diferenciada, las actividades financieras correspondientes al contrato suscrito, a objeto de que éstas puedan ser debidamente identificadas.»

¿Qué deben informar al SIN como asociación accidental?

Las obligaciones son avisar al SIN de la asociación (10 días) y posibles cambios (en 30 días).

A partir de la suscripción del contrato por la venta de bienes y/o servicios, en el plazo de diez (10) días, la Empresa Responsable, deberá presentar a la Gerencia de su jurisdicción la siguiente información referida al contrato suscrito:
a) Documento que acredite la conformación de la Asociación Accidental.
b) Nombre o Razón Social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de las empresas asociadas.
c) Porcentajes de participación de cada asociado.
d) Jurisdicción de la Administración Tributaria a la que pertenecen.
e) Contrato suscrito por la venta de bienes y/o servicios que indique el objeto y el tiempo de duración.

La Empresa Responsable, tiene la obligación de informar y documentar toda modificación y/o actualización de información referida al contrato suscrito, debiendo ser comunicada a la Gerencia de su jurisdicción en el término de treinta (30) días de producidas las mismas.

Cierre de sociedades accidentales

Según el Art. 4 de la RND 10-0028-12:

A la conclusión del contrato suscrito, la Empresa Responsable en el término de sesenta (60) días, deberá presentar a la Gerencia de su jurisdicción, un Informe de Operaciones Consolidado debidamente respaldado sobre las actividades desarrolladas por la asociación durante la duración del contrato, que contenga en forma detallada lo siguiente:

a) Presupuesto con sus adiciones y/o modificaciones.
b) Fuente de financiamiento y/o recursos propios.
c) Planillas de avance de obra por proyecto, cuando corresponda.
d) Estado conjunto de costos, cuando corresponda.
e) Modificaciones estructurales al proyecto inicial y los resultados que generaron la obra con sus correspondientes hojas de costo, cuando corresponda.

Registro de sus gastos y problemas de fiscalización

Si bien sus gastos están justificados según su participación en la asociación, de todas maneras el SIN puede realizar fiscalizaciones al respecto (ya que los gastos son la principal observación en fiscalizaciones).

En la Sentencia 350/2017 de un proceso Contencioso Administrativo, podemos ver que el contribuyente pudo justificar con su contrato sus gastos para fines del IUE.

Para justificar los gastos se debe tener toda la documentación por proyectos en la contabilidad y así controlar y mostrar documentación.

Recomendamos un software que separe sus transacciones ya sea por proyectos, fuentes, departamentos o actividades. Y emita informes y hasta estados financieros por cada una de esas dimensiones.

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Atte. Roberto Cáceres