Contabiliza tus compras: ¿activo o gasto? Aprende más sobre el aspecto contable y tributario a considerar para tomar decisiones acertadas.
En el ámbito contable y tributario, surge una pregunta común para las empresas:
¿Cómo debo registrar una compra, como activo fijo o como gasto?
Esta interrogante es crucial, ya que el tratamiento contable y tributario de la compra puede tener implicaciones significativas en los estados financieros y las obligaciones tributarias.
En este artículo, abordaremos este tema desde dos perspectivas: contabilidad y aspecto tributario, para proporcionar una orientación clara sobre cómo tomar la decisión adecuada al momento de registrarlo.
Tabla de Contenido
Primero veremos algunos conceptos en cuanto a los activos fijos:
I. Activos fijos: Definición y tipos
¿Qué se considera un activo fijo?
Un activo fijo es un bien tangible o intangible que una empresa posee y utiliza en sus operaciones comerciales a largo plazo.
Estos activos no se destinan para la venta inmediata y son necesarios para el funcionamiento de la empresa.
¿Cuáles son los tipos de activos fijos?
- Activos fijos tangibles:
- Son bienes físicos que la empresa utiliza en su actividad, como terrenos, maquinaria, vehículos, mobiliario y equipo de oficina.
- Activos fijos intangibles:
- Son bienes no físicos que tienen valor para la empresa, como patentes, marcas registradas, software, derechos de autor y gastos de investigación y desarrollo.
¿Qué es la vida útil del activo fijo?
La vida útil de un activo fijo es el periodo en el que la empresa lo utiliza hasta que deja de ser funcional. Durante este tiempo, existen factores que influyen en su duración, como el uso y el paso del tiempo, así como la obsolescencia tecnológica.
Es importante destacar que los activos fijos tienen una fecha de vencimiento. Esto implica que en algún momento pueden ser dados de baja o vendidos debido a la obsolescencia o a la necesidad de mantenerse actualizados tecnológicamente.
Ahora, continuaremos con el análisis contable y tributario:
II. Cómo determinar si una compra es activo fijo o gasto
a) Evaluación desde el aspecto contable:
¿Qué criterios debe cumplir una compra para considerarse un activo fijo?
La compra debe cumplir con la definición de activo, es decir, ser un bien tangible o intangible que la empresa espera utilizar durante más de un periodo y que se espera que genere beneficios económicos futuros pero no se los obtiene para ser destinados a su venta.
En base a la NIC 16 tiene que cumplir con lo siguiente:
LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO SON LOS ACTIVOS TANGIBLES QUE:
Párrafo 6 – NIC 16
(a) posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y
servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y
son los activos tangibles que:
(b) se esperan usar durante más de un periodo.
Es decir, el valor del activo debe poder medirse con fiabilidad y ser probable obtener beneficios económicos futuros del mismo.
Tal como lo indica el párrafo 7 de la NIC 16:
Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y
Párrafo 7 – NIC 16
sólo si:
(a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros
derivados del mismo; y
(b) el costo del elemento puede medirse con fiabilidad.
En resumen, para reconocer una partida como activo fijo en Propiedades, Planta y Equipo, debes considerar los siguientes aspectos, debe:
- Ser un bien tangible.
- Ser poseído y controlado por la entidad.
- Tener una vida útil superior a un periodo.
- Ser probable que genere beneficios económicos futuros.
- Tener un valor que pueda ser medido de manera confiable.
Entonces podemos deducir lo siguiente:
En caso NO sea considerado como activo fijo entonces se debe proceder a registrarlo como gasto.
Contamos con otras publicaciones donde hablamos a detalle sobre las facturas de compras y las dudas que pueden haber entorno a ellas, como ser:
Facturas no declaradas, cómo contabilizar
2 requisitos que definen si un gasto es deducible o no.
A continuación, procedemos a considerar el análisis tributario sobre si una compra es activo fijo o gasto:
b) Evaluación desde el aspecto tributario:
¿Qué aspectos tributarios se deben considerar al decidir si una compra es un activo fijo o un gasto?
El Decreto Supremo N° 24051, en el anexo del Artículo 22, establece los porcentajes para la depreciación y los años de vida útil con los nombres de los activos fijos.
Como vemos en la publicación de Porcentajes de depreciacion de activos fijos hay algunas plantaciones que se requieren incorporar en la lista de activos fijos, pero son excepciones; los activos fijos en general están comprendidos en el D.S. 24051.
El Artículo 3° del Decreto Supremo N° 24484 aborda el aspecto tributario relacionado con la valuación del activo fijo. Aunque fue emitido para establecer el régimen tributario simplificado, también incluye criterios relevantes para la valoración de activos fijos dentro de la normativa vigente.
El cual menciona lo siguiente:
CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
Para la valoración de los activos fijos señalados en los puntos 1.b) y 2.b) que anteceden, deberán tomarse en cuenta las condiciones físicas y los años de vida útil restantes de dichos bienes, debiendo considerarse para este propósito, los siguientes aspectos:
El valor de adquisición de cada uno de los componentes del activo fijo, en el caso de que sean nuevos, debe estar respaldado por las respectivas facturas de compra emitidas a nombre del sujeto pasivo de este régimen tributario.
En el caso de activos fijos usados, el valor se determinará tomando en consideración los siguientes elementos:
- El valor de mercado como punto de referencia.
- Determinación de la depreciación acumulada que corresponde por el número de años de uso, de acuerdo a los siguientes porcentajes de depreciación anual:
BIENES AÑOS DE VIDA ÚTIL PORCENTAJE
- Muebles y enseres 10 años 10.0 %
- Máquinas pequeñas 8 años 12.5 %
- Herramientas en general 4 años 25.0 %
La diferencia entre a) y b), constituye el valor neto del activo
Artículo 3° del decreto supremo N° 24484
En resumen, desde el aspecto tributario debemos considerar los siguientes aspectos al momento de determinar si nuestra compra es activo fijo o gasto:
Para que sea gasto:
Debe ser una factura válida y original, contar con un modo fehaciente de pago y que la compra esté vinculada a la actividad gravada de la empresa.
Para que sea activo fijo:
Aparte e incluyendo los requisitos estipulados en el «gasto», se tiene que considerar la vida útil del bien (tangible o intangible) y que tenga una durabilidad que al menos esté comprendida en la tabla de activos fijos proporcionada en el DS 24051.
*NOTA: Se considera como parte del activo fijo cuando el valor supera el 20% del bien en cuestión.
En base al Artículo 22 del D.S.24051
Las reparaciones ordinarias que se efectúen en los bienes del activo fijo, serán deducibles como gastos del ejercicio fiscal siempre que no supere el veinte por ciento (20%) del valor del bien. El valor de reparaciones superiores a este porcentaje se considerará mejora que prolonga la vida útil del bien y, por lo tanto, se imputará al costo del activo respectivo y su depreciación se efectuará en fracciones anuales iguales al período que le resta de vida útil.
Artículo 22 del D.S.24051
III. Ejemplo:
Vamos a abordar ejemplos sencillos para determinar si una compra debe ser registrada como gasto o como activo fijo.
Tomaremos como premisa que cada compra del ejemplo cumple con las 3 reglas de oro (factura original, vinculado a al rubro de la empresa y respaldo de pago).
Ejemplo. – Compra de Equipos de Computación y accesorios
Vamos a suponer que una empresa comercial realiza una compra con factura, pagada con banco desde cuenta corriente de la empresa, lo siguiente:
| Concepto | Monto Total | Crédito Fiscal (13%) | Valor del Activo o Gasto (87%) |
|---|---|---|---|
| 1 CPU | Bs 1800.- | Bs 234.- | Bs 1566.- |
| 1 Monitor | Bs 1200.- | Bs 156.- | Bs 1044.- |
| 1 Mouse | Bs 90.- | Bs 11.70.- | Bs 78.30.- |
| 1 Teclado | Bs 100.- | Bs 13.- | Bs 87.- |
| 1 Par de Parlantes | Bs 60.- | Bs 7.80.- | Bs 52.20.- |
| 1 Cámara | Bs 150.- | Bs 19.50.- | Bs 130.50.- |
Debemos considerar los siguientes aspectos:
- La vida útil de cada accesorio del equipo de computación.
La vida útil de los activos puede variar según su calidad, marca y uso.
Sin embargo, en general, se pueden considerar las siguientes estimaciones para la vida útil de la compra realizada:
- CPU. – generalmente se estima en 4 a 8 años, aunque esto puede variar dependiendo de diversos factores.
- La calidad del equipo, la marca, el uso que se le dé y los avances tecnológicos son factores que influyen en la durabilidad y obsolescencia del CPU.
- Monitor: La vida útil típica de un monitor de computadora suele estar entre 4 y 7 años, aunque algunos monitores de alta calidad pueden durar más tiempo.
- Mouse: Los mouses suelen tener una vida útil estimada de 2 a 3 años, pero esto puede variar según la frecuencia de uso y la calidad del dispositivo.
- Teclado: Los teclados también tienen una vida útil estimada de 2 a 3 años, aunque los teclados de mejor calidad pueden durar más.
- Par de Parlantes: La vida útil de los parlantes puede oscilar entre 3 y 4 años, dependiendo de la calidad del producto y el uso que se les dé.
- Cámara Web: En el caso de una cámara, la vida útil puede variar ampliamente según el tipo de cámara y el uso que se le dé. Las cámaras de buena calidad pueden tener una vida útil de 5 o más.
- Se cuenta con la factura original de la compra.
- Está vinculada a la actividad económica de la empresa comercial.
- Evaluar si se supera el valor del 20% del bien en cuestión para que pase a ser parte del activo fijo .
En este ejemplo consideramos como activo fijo lo que es el CPU y el Monitor, esto debido a que el monitor supera por más del *20% del valor del CPU.
| Concepto | Valor | Porcentaje | Resultado |
|---|---|---|---|
| Valor del CPU | Bs 1566 | 20% | Bs 313.2 |
| Valor del monitor | Bs 1044 | > | Bs 313.2 |
En consecuencia, todo lo demás sería clasificado como Gasto, ya que su valor es inferior al 20% del valor del CPU.
Por lo tanto esta sería la respuesta a nuestro ejemplo:
| Concepto | Monto Total | Crédito Fiscal (13%) | Valor del Activo (87%) | Valor del Gasto (87%) |
|---|---|---|---|---|
| 1 CPU | Bs 1800.- | Bs 234.- | Bs 1566.- | |
| 1 Monitor | Bs 1200.- | Bs 156.- | Bs 1044.- | |
| 1 Mouse | Bs 90.- | Bs 11.70.- | Bs 78.30.- | |
| 1 Teclado | Bs 100.- | Bs 13.- | Bs 87.- | |
| 1 Par de Parlantes | Bs 60.- | Bs 7.80.- | Bs 52.20.- | |
| 1 Cámara | Bs 150.- | Bs 19.50.- | Bs 130.50.- |
IV. Conclusiones
Determinar si una compra debe registrarse como activo fijo o gasto requiere considerar tanto el aspecto contable como el tributario.
Es fundamental evaluar si la compra cumple con los aspectos mencionados, como ser que la factura sea válida, que el bien cuente con una vida útil de al menos el mediano plazo (según el activo fijo que sea) y que el precio de la compra sea un monto considerable en caso lo registremos como activo.
Con la base vista en esta publicación podemos realizar un correcto registro de las compras.
Felicitarlo por exponer sus conocimientos y así ayudarnos a entender mejor. por favor si fuera posible aclararme esta duda. A cuántos años se depreciaría un activo usado? ¿Cuál es el tratamiento contable de la depreciación de los activos usados? en el caso de un mueble por ejemplo que se compro con recibo y su respectiva retención. Gracias.
Buenas tardes Lic., se deprecia de acuerdo a la tabla de depreciación del D.S. 24051, por más que sea usado se aplica de la misma manera que un activo nuevo, en la normativa no se especifica que el activo debe ser nuevo o usado. Saludos.
Buenas una consulta si se compro un equipo en 30 de diciembre para su depreciación se toma por mes completo o días. gracias
se compro dos telefonos fijos, 600 bs cada uno pero sin factura cotas nos envio con una intermediaria y no nos comunica que era sin factura la compra, somos una institucion sin fines de lucro exento de impuestos , se puede activar ese bien ?
Hola, pueden registrarlo pero deben tener un respaldo de los teléfonos, recibo o nota, tome en cuenta que las líneas de los teléfonos deben ser usados por la empresa.
no logro entender sobre el 20% que supere el valor del bien en este caso cada telefono tiene un valor de 600 bs.- como calculo ese 20% a que valor tengo que llegar para activar
En ese caso debe ser algo que supere el monto y forme parte del teléfono, como ser la batería, la pantalla. Saludos
Buen dia , los demas articulos como el teclado , mouse que no alcanzan el 20% del valor total , a que cuenta contable de gasto se tiene que registrar?
Agradezco la aclaración tan importante, pero tengo una consulta, en el caso de compra de celulares para el uso de las actividades de la Institución donde trabajo, estos pueden ser considerados como activo fijo o directamente representan un gasto? En el caso de ser activo fijo, éstos por el tiempo de vida útil en qué rubro se ubican? Gracias por la aclaración.
Buenos días. Después de revisar los precedentes, procedería de la siguiente manera: Puede considerar los celulares como activos fijos si se demuestra que serán utilizados para actividades administrativas de la empresa. Esto permitirá aprovechar el Crédito Fiscal de las facturas relacionadas con el celular, es decir para las facturas posteriores del consumo del teléfono celular (ya sea postpago o prepago), esto tomando en cuenta que no son acciones telefónicas. En cuanto a la depreciación, recomiendo tratarlo como equipos de computación (con depreciación de 4 años), ya que en mi opinión es la categoría de activo fijo que mejor se ajusta a un teléfono celular (dentro de las establecidas en el D.S.24051. Atentamente, Carolina Salazar.
Licen, tambien tengo una compra de disco 1tera su valor de compra sin factura es de bs.- 560 como lo contablizo y como se que supera el 20 %